Le rétroplanning est un outil de gestion de projet peu utilisé en entreprise. Pourtant, il présente beaucoup d’avantages. En prenant pour base la date de fin d’un projet, il permet une planification plus minutieuse qu’un planning lambda. À condition, bien sûr, de savoir l’utiliser, de choisir une méthode efficace et de ne pas brûler les étapes. Focus sur ce planning « à l’envers », ses avantages et ses inconvénients.
Anticiper est le maître mot du quotidien d’un chef d’entreprise, de service ou d’un porteur de projets. Il existe pléthore d’outils, de méthodes, d’astuces, de logiciels, etc. pour piloter au mieux son entreprise. Et le rétroplanning, même s’il paraît au départ un peu illogique, fait partie des méthodes de gestion et d’organisation les plus efficaces.
Rétroplanning : le planning inversé
Lors de la création des projets courants ou exceptionnels dans une entreprise, proposer un agenda détaillé est le minimum. Ce planning, qui prend souvent la forme d’un diagramme de Gantt, commence au lancement du projet et intègre des possibilités de dépassement de la date finale. Un simple décalage des tâches à faire suffit à redéfinir la durée de sa réalisation.
Le planning inversé, lui, est élaboré à partir de la date finale : celle de la livraison d’un nouveau produit, du début annoncé de la campagne marketing, du lancement d’un service innovant, du mariage avec un concurrent, etc.
Une planification à l’envers peut paraître illogique ou « contre-nature ». Et pourtant, non seulement le rétroplanning fonctionne, mais c’est aussi un des outils de pilotage les plus puissants en gestion de projet.
Le rétroplanning, une efficacité prouvée
Le planning inversé est donc incontournable quand la date finale du projet est imposée.
Il permet aussi de définir avec précision cette deadline dès le début des réflexions. On peut ainsi l’utiliser pour n’importe quel projet, pour faciliter la gestion des tâches à effectuer, leurs durées, les ressources à allouer.
Nous sommes là au cœur de l’intérêt de la planification à l’envers. En découpant les tâches à rebours, vous aurez une vision claire non seulement du calendrier mais aussi de la faisabilité du projet, du respect des délais.
Le retroplanning permet donc avant tout une gestion sereine de toutes les étapes, autrement dit de gérer en amont la pression et de la réduire au maximum.
Comme dans un planning « normal », vous découpez l’ensemble en plusieurs tâches mais en affinant au plus près leur interdépendance et l’analyse des risques. En débutant par la fin, va se dégager une vision très détaillée :
– du temps à allouer à chaque étape et des dates-clés de livraisons intermédiaires,
– des marges de manœuvre à anticiper en cas de soucis,
– des ressources humaines, matérielles financières à mobiliser en amont,
– et bien sûr de la date du lancement des opérations. Une fois cette date précisée, avancez-la de quelques jours pour introduire une marge de manœuvre plus confortable.
En élaborant ce calendrier inversé, les difficultés, les freins, les problèmes à régler sont plus faciles à cerner que sur un planning normal. Des délais trop justes, par exemple, sautent plus facilement aux yeux sur un rétroplanning.
Enfin, l’un des grands intérêts du rétroplanning est d’avoir sous les yeux, sur un fichier Excel et sous forme de diagramme de Gantt, une visualisation de toutes les étapes, une vision claire et globale du travail à effectuer.
C’est notamment un atout dans sa présentation aux différents services à mettre à contribution, mais aussi aux décideurs, aux financeurs, etc. Si un surplus de moyens humains, financiers ou de ressources matérielles est nécessaire, vous pouvez le justifier avec clarté et précision.
Comment concevoir un rétroplanning efficace
Finalement, la conception d’un planning inversé suit un peu les mêmes étapes que la gestion traditionnelle d’un projet.
Tout d’abord, il faut préciser dans les moindres détails l’objectif à atteindre. Rassemblez l’ensemble des informations sur la finalité du projet, y compris bien sûr en intégrant les services ou les collègues concernés. Si vous devez lancer un nouvel outil marketing sur un public à conquérir, vous ne connaissez peut-être pas la gestion de la base de données clients ou l’importance de sa création… et le temps nécessaire pour la créer.
Le fait d’avoir une date-butoir doit être pris comme une chance. Vous ne naviguez pas au jugé, vous avez une échéance claire qui vous permet de planifier chaque étape.
Une fois que votre vision du projet est claire, il faut le découper en tâches ou objectifs, puis en sous-tâches, là aussi de la manière la plus minutieuse possible, non seulement pour le timing mais aussi le responsable, les ressources à mobiliser, etc.
Finalement, c’est bien pour le temps consacré à chaque tâche que le problème se pose, c’est logique. Si vous avez toutes les informations en amont et que vous intégrez les collègues ou services mobilisés, vous aurez une vision claire et précise du timing.
Vous verrez très vite se dessiner quelques jalons stratégiques à franchir impérativement pour atteindre à l’objectif final.
Attention : comme précisé plus haut, il faut introduire, notamment sur les jalons importants, une marge de manœuvre afin de gérer les imprévus.
Une fois toutes les étapes identifiées, on les intègre dans un outil facile à lire et à manipuler, comme le fameux diagramme de Gantt dont nous parlions plus haut.
Cette modélisation des tâches permet un suivi précis des dates mais aussi de représenter :
– les dépendances entre les différentes étapes,
– les ressources mobilisées et leur état,
– le degré d’accomplissement des processus en cours,
– les personnes responsables de chaque étape, etc.
Le diagramme de Gantt (dont nous parlerons sur ce blog dans un futur article) est désormais assez facilement exploitable grâce à des outils et logiciels informatiques plus « user friendly » que les fameux fichiers Excel. Vous pouvez aussi trouver un modèle de rétroplanning sur un site ou un blog professionnel, même s’il vaut mieux, vous l’aurez deviné, « construire » son propre planning à partir d’un logiciel aux fonctionnalités assez développées pour être personnalisable.
Votre rétroplanning est prêt ? Vous avez vérifié les dates et les ressources auprès de vos collègues, de votre équipe ? Vous l’avez présenté aux décideurs de l’entreprise ? Il ne vous reste plus qu’à lancer le projet !
Mais attention : comme tout outil de décision, le planning inversé a aussi ses limites.
Le rétroplanning et ses inconvénients
Cet outil paraît concentrer toutes les qualités d’une méthode à la fois innovante et ayant fait ses preuves.
Cependant, des difficultés peuvent survenir en amont, lors de la rédaction du rétroplanning, et aussi lors de sa réalisation.
Tout d’abord, la mise en forme d’un planning inversé peut être fastidieuse, surtout les premières fois. Le porteur de projet supporte une pression considérable : il ne doit oublier aucun élément, aucune étape, aucune tâche, et préciser au plus près leur durée.
Oublier ne serait-ce qu’une tâche, même minime, peut engendrer un effet domino mettant en péril l’ensemble du plan.
Autre pression, cette fois sur les collaborateurs : avoir une date-butoir peut être ressenti comme une chance par certains, un moyen de se projeter et de planifier la tâche facilement… Néanmoins, pour d’autres personnes, cet « ultimatum » est source de stress. Il faut donc en amont avoir travaillé la planification avec une précision extrême et avec tous les acteurs du projet.
Enfin, bien sûr, un rétroplanning ne permet pas de gérer au mieux les imprévus. Même si vous avez introduit des marges de manœuvre, le moindre souci, la moindre étape ratée ou décalée peut avoir des conséquences sérieuses sur l’ensemble du plan et mettre à mal le projet.
Il paraît donc utile d’être un peu souple sur le calendrier des tâches à effectuer… Pourtant, là aussi, l’équilibre est difficile à trouver : à force d’étaler la durée des étapes, de laisser un peu de temps à l’équipe, on risque de se retrouver avec des collaborateurs sans tâche à effectuer ou tout simplement de conclure que le projet n’est pas réalisable à la date voulue.
En résumé, vous le voyez, planifier « à l’envers » est une méthode bien pratique mais aussi délicate à mettre en place, surtout pour des projets conséquents ou lorsque l’équipe est constituée de plusieurs services différents.
Notre conseil est de vous familiariser avec le rétroplanning sur des projets modestes au début, avec une durée et un délai raisonnables.
Vous pouvez aussi vous faire accompagner lors des réflexions en amont, de la rédaction du rétroplanning et de sa réalisation, par une société spécialisée dans l’aide aux entreprises comme OSEYS. Notre méthode réside en un suivi personnalisé et la création d’un logiciel de pilotes sur-mesure incluant la mise en œuvre de planifications inversées.
Avec notre aide, le rétroplanning devient un outil assez impressionnant d’efficacité pour faciliter la gestion de projets gagnants et augmenter votre chiffre d’affaires.
