Il est impossible de conduire une voiture sans les indicateurs du tableau de bord. C’est exactement pareil pour une entreprise : on a beau connaître le secteur, l’activité, etc, si on ne dispose pas d’indicateurs et de données fiables centralisées et clairement énoncées, inutile d’espérer prendre des décisions gagnantes. Bienvenue dans le reporting décisionnel.
Le reporting décisionnel, aussi appelé reporting intelligence, consiste en la diffusion de rapports d’activité visant à faciliter le pilotage des entreprises, la gestion de projet particulier, etc. Le principe et la définition semblent assez simples, mais, concrètement, établir un reporting décisionnel optimisé pour les utilisateurs finaux s’avère plutôt ardu. Voici quelques pistes de réflexion autour de ce que les Anglo-Saxons appellent aussi volontiers Business intelligence.
Définition du reporting
Le reporting est en substance de la communication de données.
Celles-ci deviendront la base de l’analyse par un supérieur hiérarchique ou intégreront les calculs d’un indicateur de performance ou de plusieurs. La stratégie est d’alimenter des tableaux de bord ou autres interfaces en faisant remonter des informations aussi diverses que le nombre de produits vendus à la journée, les visites de la page de commande du site internet, le turn-over des salariés, les recettes et dépenses de l’entreprise, etc.
Pour être efficace, tous les secteurs d’activité de l’entreprise doivent être mis à contribution, une manière transversale de manager issue du business intelligence. Bien sûr, il faut fractionner les reportings par activité, domaines comptables, etc.
Il faudra faire attention à bien préparer les collaborateurs pour leur expliquer l’importance des comptes rendus et éviter une vision négative de ces-derniers, qui pourraient être assimilés à tort à de la surveillance par les utilisateurs finaux.
Le reporting doit aussi être cantonné à une période précise : jour, heure, mois, trimestre, année… Le chef d’entreprise ou tout décisionnaire doit pouvoir comparer, sur une périodicité égale, les évolutions d’une stratégie, d’un projet, de la marche quotidienne de l’entreprise… Bref, de toutes les décisions prises par l’instance dirigeante.
Il se construit en différentes étapes :
1 – la définition de la stratégie du reporting : avant tout, il faut bien sûr définir ce que l’on cherche à savoir, quel est l’objectif de ces rapports. Dans notre perspective décisionnelle, ils devront servir à alimenter des réflexions et des analyses. La réflexion en amont est d’une importance stratégique vitale pour le choix des bons indicateurs qui vont faciliter le pilotage de l’entreprise.
2- la collecte de données : il faudra préciser non seulement quelles données on veut mettre en exergue mais aussi comment. Nous le verrons plus loin, à l’heure du Big Data, il n’est pas simple de gérer l’afflux massif de données de sources très différentes et de faire le tri. Fiches de salaire, fichiers Excel, remontées des CRM, bases de données diverses et variées, data issues du site internet et des réseaux sociaux, résultats des applications professionnelles, etc.
Heureusement, il existe des outils informatiques puissants pour trier la masse d’informations et optimiser les retours. 3 – l’intégration : là aussi, une aide informatique est désormais indispensable pour que les data soient bien intégrées dans le champ des indicateurs choisis et adéquates stratégiquement. Un bon logiciel de décision (ou SID, pour système d’information décisionnel) saura transformer efficacement les données en informations. C’est entre autres autour de cette problématique que nous avons construit notre propre outil SID performant que nous vous présentons plus précisément sur cette page.
4 – la présentation : ce flux massif de données doit être traité de façon à le résumer en quelques visuels. Il ne faut absolument pas noyer le destinataire d’informations, bien au contraire. Les indicateurs de performances ont été choisis en amont en fonction de leur utilité, c’est le moment de visualiser directement et simplement leur conformité à vos exigences.
Graphiques, courbes, couleurs en relation avec la charte graphique, camemberts, chiffres-clés, nuages de mots-clés, etc. Là aussi, il faudra définir en amont comment les informations vont être présentées sur le tableau de bord.
En règle générale, le reporting doit tenir sur une page, du moins pour ceux qui sont élaborés de manière régulière.
Pour les remontées stratégiques à l’année, par exemple, on peut envisager un reporting sur plusieurs pages. S’il doit être diffusé à un groupe de décideurs ou de collaborateurs, une version projetable sur un écran semble indispensable.
Le reporting décisionnel au XXIe siècle
Comme nous l’avons évoqué plus haut, l’activité d’une entreprise engendre un nombre de données conséquent. Or, ce que l’on pourrait prendre pour un souci est en fait une force et une richesse, notamment dans une optique décisionnelle. C’est là que la business intelligence et les solutions d’aide à la décision prouvent tout leur potentiel.
À l’heure actuelle, grâce aux outils informatiques, on peut suivre en direct les performances de la chaîne de production, le nombre de visiteurs de notre e-boutique et leurs produits préférés, la zone de chalandise des clients passant en caisse, etc. Une aubaine pour le management et la prise de décisions stratégiques.
Et contrairement à il y a peu, faire remonter les données, élaborer des rapports, etc, est devenu de moins en moins chronophage pour les collaborateurs. En quelques clics ou même automatiquement, les données vont être rapatriées sur un serveur, triées, choisies.
Elles remonteront au chef de service, au directeur du département et enfin, à la fin du cycle, les données les plus stratégiques intégreront les tableaux de reporting décisionnels.
Le reporting décisionnel est LA solution pour :
– vérifier la bonne marche de l’entreprise et en optimiser la gestion,
– suivre l’adéquation entre un projet et sa réalité sur le terrain,
– trier la masse d’informations et de data issues de l’activité,
– analyser la pertinence des indicateurs de suivi d’un processus interne,
– et, au final, augmenter son chiffres d’affaires.
Au vu de ces éclaircissements, vous le comprendrez, le reporting pour faciliter le processus de décision est à la fois incontournable mais aussi difficile à mettre en place. Les outils ou applications d’aide au processus de décision sont souvent lourds à gérer et à optimiser. Alors, plutôt que de perdre votre temps à calibrer un outil de décision hors normes ou difficile à appréhender, essayez notre solution de Système d’Information Décisionnel, peaufinée par nos experts pour vous faciliter la tâche et vous aider à piloter votre entreprise vers le succès.
