Suivre au jour le jour la vie de son entreprise n’est pas des plus faciles ; c’est pourtant la condition sine qua non du succès. Le tableau de bord, reprenant les activités et les résultats de l’entreprise, semble donc le meilleur ami de l’entrepreneur. À condition, bien sûr, de cibler les bons indicateurs et d’assurer un suivi périodique scrupuleux.
La gestion d’une entreprise nécessite des outils spécifiques. Le tableau de bord est souvent perçu comme l’outil ultime de suivi de l’activité, parfait pour piloter la société et réaliser les objectifs prévus. Encore faut-il qu’il soit optimisé et surtout qu’il « colle » réellement à l’activité de l’entreprise.
Tableau de bord : en faire un vrai outil de pilotage
Trop souvent, le tableau de bord est perçu comme un outil simple de suivi de l’activité. Que ce soit une simple feuille Excel ou un tableau dynamique inséré dans un logiciel de gestion d’entreprise, le tableau de bord se doit d’être un vrai allié de l’entrepreneur, une aide pour les décisions. Bref, dépasser la simple intégration de chiffres de vente par exemple.
Bien conçu, il doit intégrer plusieurs indicateurs permettant en même temps un suivi précis et une analyse globale. Le but est en même temps de suivre l’activité depuis un instant T et de pouvoir s’appuyer sur ses données pour anticiper le futur. Il doit vraiment être utile pour aider la personne en charge à piloter le projet.
Car il peut bien évidemment concerner l’ensemble de l’activité de l’entreprise ou être plus ciblé et se concentrer sur un service, une opération stratégique, un projet, une acquisition, etc.
L’essentiel avant la création d’un tableau de bord est de définir le besoin d’informations stratégiques qu’il doit mettre en avant. Ce doit être un outil sur mesure, comprenant des indicateurs de performance sélectionnés en amont pour leur pertinence.
Un tableau de bord doit intégrer plusieurs facteurs :
– une analyse ou mise en exergue du contexte : il doit intégrer toutes les informations et données susceptibles d’impacter la décision ou le pilotage du projet, de l’entreprise. Il faut donc en amont bien cerner l’objectif final du ou des tableaux. Il doit aussi intégrer les objectifs intermédiaires à atteindre pour faciliter le suivi.
– un formalisme réfléchi : la vie d’une entreprise n’est pas un long fleuve tranquille, les informations affluent, les ventes augmentent, baissent, les prix des fournisseurs évoluent. Dans l’absolu, le tableau de bord doit présenter une vue claire à un instant T. Tout en précisant l’historique voire anticipant le futur. Il faudra non seulement réfléchir sur le fond mais aussi sur la forme, pour une lecture et un contrôle facilités en fonction du décideur final.
Il doit être clair, facile à lire ; un tableau de bord est avant tout un outil de communication qui peut servir de référence, d’outil de réflexion en interne, de document important pour les intervenants extérieurs (banques, investisseurs, etc.). Un outil de décision de qualité doit être clair et précis, si possible contenir toutes les données sur une voire deux pages, intégrer des graphiques, camemberts chiffres-clés, tableaux facilement lisibles et analysables.
Indicateurs-clés et contenus du tableau de bord
Suivant le rôle du tableau de bord, son contenu sera bien sûr différent.
On peut distinguer globalement 3 catégories de tableaux.
Le suivi financier : le dirigeant peut en un coup d’œil voir si les prévisions budgétaires correspondent à la réalité financière d’un service, d’une action commerciale, de l’entreprise dans son ensemble.
Le suivi des projets : ce tableau de bord opérationnel se focalise sur un projet, des actions, fondé sur des objectifs à atteindre clairs et précis. Il permet comme tous les tableaux de ce type de gérer au plus près le projet, de prendre des mesures, de faire des correctifs, etc.
Le tableau de bord stratégique : plus global, il peut intégrer de multiples indicateurs de la performance de l’entreprise, il se gère sur le long terme pour assurer au final la rentabilité économique et financière de l’entreprise. Il aide là aussi le décideur au pilotage de la société, qui reste seul juge des actions à mettre en place. Le tableau de bord est un outil d’aide à la décision et ne détient pas forcément LA vérité. Si ses données révèlent une anomalie, un manque, le chef d’entreprise devra enquêter plus en avant afin de prendre la meilleure décision possible : les indicateurs et ratios de gestion ont un rôle stratégique d’information mais pas toujours de décision.
Suivant la finalité des tableaux, les indicateurs-clés vont bien sûr changer. Il serait vain de dressser ici une liste de ces indicateurs tant ils peuvent être différents suivant l’entreprise et l’objectif du tableau.
En amont, le travail d’analyse de l’objectif du tableau doit mettre en exergue des indicateurs simples, facilement mesurables pour le suivi et qui « collent » à la réalité de l’entreprise, du marché, de l’objectif, de l’action, etc.
Cela peut comprendre des données comptables (fonds de roulement, trésorerie, prix d’achats, etc), des données commerciales (prévision des ventes, parcours clients, etc), des données sociales (suivi RH, intégration du personnel, etc), des données économiques (coûts de production d’un produit, chiffres d’affaires des clients, etc).
Le choix des indicateurs est bien sûr hautement stratégique, ils doivent apporter une vision claire de la réalité, intégrer des données et informations variées et précises.
De la création d’une entreprise à sa vie quotidienne, les tableaux de bord restent des aides indispensables à l’organisation, au management, à la décision. Cet instrument de gestion doit être pensé bien en amont pour aider réellement le dirigeant à évaluer la pertinence de sa stratégie mais surtout à prendre des décisions suivant les objectifs finaux.
La création, l’organisation et la gestion d’un tableau de bord sont désormais facilités par la dématérialisation et l’informatique. Toute activité d’une entreprise engendre en effet une multitude de données très précieuses.
Or, face à cet afflux de renseignements, le chef d’entreprise peut être submergé ou passer à côté de l’essentiel. C’est pourquoi des outils de gestion d’entreprise, voire des sociétés spécialisées, comme OSEYS facilitent la prise de décision en proposant des tableaux de bords personnalisés. Cette aide bienvenue intègre une analyse extérieure de l’entreprise, des objectifs, du projet, qu’un décideur n’a pas forcément. Faire appel à un OAD, ou « outil d’aide à la décision », peaufiné en externe, est la garantie de décider en ayant toutes les informations et indicateurs stratégiques pour la réussite de votre business.
