Tout savoir sur les outils de BI (Business Intelligence)

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Publié le 7 avril 2022

Désormais, les entreprises croulent littéralement sous les data. Du simple chiffre des ventes au parcours client, de l’évolution de prix des produits aux effets d’une campagne marketing, ces fameuses données, ces informations, sont un formidable avantage pour qui sait en tirer des analyses fines. Place à la Business Intelligence, véritable manne pour le chef d’entreprise… À condition qu’il choisisse les outils les plus efficaces.

Un chef d’entreprise doit prendre les bonnes décisions au bon moment pour créer de la valeur. Ce pilotage nécessite une vision détaillée des moyens humains, techniques et matériels, etc.

Plus il aura de données à sa disposition, plus ses décisions seront positives. Encore faut-il savoir trier, hiérarchiser et analyser ces informations : place à la Business Intelligence !

Business Intelligence : le pilotage 2.0

Les termes « Business Intelligence » sont souvent traduits par « informatique décisionnelle ». Il ne faut pas confondre la BI avec l’IE ou Intelligence économique, plus proche d’une traduction mot à mot. La première analyse les données internes à l’entreprise, la seconde se contente de leurs équivalents externes. Bien sûr, des données sur les concurrents sont souvent utiles dans une perspective BI.

L’arrivée du web et de l’informatique a révolutionné le monde de l’entreprise. La transformation numérique et digitale touche tous les secteurs et génère une masse de données impressionnantes.

Ces data sont une véritable mine d’or pour les décideurs.

Pour résumer, la Business Intelligence regroupe tous les outils ou pratiques dématérialisés dont le but est de fournir une analyse détaillée visant à aider les chefs d’entreprise, managers, responsables de secteurs à la décision.

La BI fait appel à des méthodes bien précises dont nous pouvons tirer les trois principales : l’exploitation des données ou data mining, leur analyse ou business analytics, la traduction visuelle des informations recueillies ou data visualisation. L’idéal est qu’à la fin du cycle de BI, le décideur ait sous les yeux un tableau de bord succinct et précis.

 

Les avantages d’une fine gestion de la BI sont multiples et peuvent concerner tous les secteurs et services d’une entreprise : tendances des ventes, habitudes de la clientèle par catégories, gestion des ressources humaines, analyse de la chaîne de production, suivi des indicateurs financiers, etc.

Grâce à la Business Intelligence, les décisions seront faciles à prendre, y compris sur des problématiques stratégiques complexes. L’analyse des données doit améliorer votre réactivité, votre productivité. Les indicateurs de performance aident vos employés ou services à mesurer en toute transparence leur efficacité. Son côté prédictif conforte vos décisions ou opérations marketing voire vous alerte avant qu’un problème de taille n’advienne.

Le panel des aides qu’apporte l’informatique décisionnelle est large, mais son utilité n’est plus à démontrer, à condition d’identifier, dans ce flux continu d’informations, les données stratégiques et d’en extraire des rapports synthétisés et utilisables.

Pour cela, il faut choisir les bons outils. Cependant, en même temps que l’afflux des données, le nombre des outils informatiques pour les traiter a lui aussi explosé. De même, il faut donc opter pour le plus efficace et faire le tri. Voici quelques pistes pour choisir son ou ses outils de BI.

Solutions BI : quel type d’outils choisir ?

Comme les outils sont nombreux, il faut d’abord les connaître et ensuite en choisir un adéquat.

Passons tout d’abord sur le fameux logiciel EXCEL, qui a fait son temps ; même la plupart des TPE ne l’utilisent plus et s’orientent vers des outils évolutifs et plus faciles à prendre en main.

Comme dit plus haut, les applications d’informatique décisionnelle sont nombreuses. Certaines sont très complètes, d’autres plus spécifiques.

On trouvera des logiciels de business analytics, de reporting, des OLAP (processus d’analyse en ligne), de BI d’exploitation, etc. Des applications plus spécialisées intégrant un côté BI comme les CRM (customer relationship management) ou Google Analytics pour un trafic management.

Séparément ou intégré aux logiciels, il faudra un dispositif de data visualisation. Courbes, graphiques, tableaux de bords, etc., les visuels reprenant les indicateurs de performance doivent être complets, clairs et précis. L’analyse finale par le décideur doit être rapide, un seul coup d’œil doit suffire pour en dégager des conclusions.

Enfin, certains outils vont plus loin en proposant des analyses prédictives issues d’un data mining élaboré reprenant les données antérieures, les tendances du marché, la comptabilité de l’entreprise, les flux prévisionnels, les études de la concurrence, etc.

Pour résumer, les outils de Business Intelligence se déclinent et deux grands groupes. Des solutions d’analyse et de reporting assez simples qui se contentent de vous permettre de visualiser des informations et des applications extrêmement complètes intégrant analyses prédictives, stockage de données (data warehouse), etc.

Comment choisir son outil BI ?

Vous l’aurez compris, ce choix est stratégique.

Comme toute décision importante, il faut en amont fournir un long travail.

Pourquoi avez-vous besoin d’un logiciel BI ?

Définir vos objectifs est primordial. Pour cela, il convient d’intégrer aux réflexions tous les acteurs directement touchés par son utilisation. Les employés des différents services auront certainement une vision claire des indicateurs-clés, des problématiques à résoudre, des améliorations d’analyse à effectuer, des sources de data, etc.

Vous aurez dès lors une bonne vision de vos besoins, mais aussi de vos atouts. Inutile d’acheter une « usine à gaz » à un prix prohibitif si une solution en interne existe ou si l’utilité n’est pas évidente.

Cet audit en interne dégagera déjà bon nombre d’indicateurs de performance. Il permettra aussi d’effectuer un tri parmi les solutions.

Qui va s’en servir ?

Il faut bien évidemment prendre en compte l’utilisateur final (chef de service, managers, etc). Mais aussi les employés qui vont alimenter le logiciel et gérer sa maintenance. Les  « utilisateurs métiers » s’en serviront pour affiner le reporting de l’activité de leurs services. Les DRH ou les chefs d’entreprise auront des besoins autres. Chacun doit trouver son compte sans avoir besoin d’une formation en gestion de bases de données, par exemple, ou en langages informatiques.

Cette enquête va aussi affiner la vision des fonctionnalités principales de la solution choisie.

Intranet ou cloud ?

Il existe deux sortes de logiciels : les SaaS et les applications déployées sur un serveur interne.

Le choix est loin d’être anodin.

Les SaaS ou software as service sont des logiciels hébergés dans un cloud. Les avantages sont nombreux :

– le déploiement dans votre entreprise se fait facilement,

– l’accès se fait par un navigateur web, donc de n’importe où : ordinateur, tablette, smartphone. Idéal pour collecter les données des commerciaux par exemple ou exposer les tableaux de bord à son banquier.

– un prix souvent moins élevé,

– aucune maintenance ou configuration à gérer,

– une interface utilisateur souvent facile d’accès,

– une solution de Business Intelligence facilement évolutive.

Les logiciels on-premise sont hébergés en local et accessibles en intranet. Si la sécurité des données semble meilleure, il faut installer un serveur de stockage efficace voire plusieurs, une interface utilisateur à configurer et un service de maintenance solide.

La définition du cahier des charges

Après cet audit, vous avez obtenu de quoi rédiger un cahier des charges :

– les objectifs du déploiement d’un outil de Business Intelligence,

– les besoins en BI : reporting, analyses prédictives, etc.

– les sources de données,

– les indicateurs-clés de performance à analyser,

– les fonctionnalités principales : tableaux de bord, graphiques, gestion et intégration des bases de données, etc.

– les utilisateurs finaux et leurs compétences techniques,

– le déploiement sur le cloud ou en interne.

Vous avez donc déjà beaucoup d’informations pour trouver la solution d’informatique décisionnelle idéale, ou presque.

Il faut maintenant choisir le bon logiciel au juste prix, contacter les fournisseurs, réaliser une analyse des tarifs, abonnements, fonctionnalités, etc.

Tout en gardant en tête que votre entreprise évolue et donc que les outils choisis devront aussi être agiles et évolutifs.

Bref, il est peut-être temps de s’orienter vers une autre solution :

Et si vous déléguiez ?

Notre entreprise OSEYS est spécialisée dans l’accompagnement des dirigeants désireux d’améliorer les performances et leurs chiffres d’affaires.

Notre méthode repose sur deux socles bien définis : un suivi personnalisé et un outil de pilotage, Pilotage PRO.

Cet outil d’aide à la décision est une solution de Business Intelligence sur-mesure, adaptée, évolutive et surtout facile à prendre en main.

Avec votre aide, nous allons réaliser ce fameux audit pour choisir l’outil le plus adapté à vos besoins de Business Intelligence : diagnostic de l’entreprise, définition des objectifs, mise en place des moyens, et optimisation des résultats.

Notre accompagnement va bien au-delà de la mise en œuvre d’une solution de Business Intelligence. Pour vous en convaincre, un rendez-vous téléphonique avec un de nos conseillers suffit.

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