Cependant, une grande partie du monde des TPE/PME a eu du mal à négocier la fameuse « révolution numérique ». Aujourd’hui encore, faute de volonté, de formation et/ou de moyens, voire d’informations sur les possibilités des nouvelles technologies, la digitalisation se cantonne aux échanges de mails, aux tableaux Excel, à une timide automatisation de la gestion des factures, devis, etc. Et bien sûr à l’indispensable site internet, souvent délaissé et peu optimisé.
Pourtant, la transformation digitale est un réel levier de succès à condition qu’elle soit voulue, étalonnée selon les besoins de l’entreprise, et pilotée de manière transversale. Voire accompagnée par des intervenants extérieurs. Les chefs de PME doivent comprendre que la digitalisation ne se limite pas à l’adoption souvent timide de nouvelles technologies. Elle peut déboucher sur une réinvention complète des processus métiers, des stratégies de communication (y compris interne) et des interactions avec les clients, entre autres. En d’autres termes, c’est une évolution essentielle pour leur pérennité, leur croissance, leur chiffre d’affaires.
Qu’est-ce que la transformation digitale ?
La transformation digitale se réfère à l’intégration des technologies et solutions numériques dans la majorité des opérations d’une entreprise, modifiant fondamentalement la manière dont elle fonctionne et interagit avec ses clients.
Analyse big data, CRM (logiciel de gestion de la relation client), ERP (progiciel de gestion intégrée), automatisation des process, etc. : derrière ces noms un peu rébarbatifs se cachent des solutions autrefois réservées aux grandes entreprises, désormais démocratisées.
Pour les PME, cette petite révolution implique d’intégrer ces outils numériques pour optimiser les processus, améliorer la communication, et offrir une meilleure expérience client.
Pourquoi est-ce crucial pour les PME ?
La digitalisation va donc plus loin que numériser ses devis et avoir une base de données clients. On peut dorénavant ouvrir une boutique en ligne en quelques clics, et profiter des données recueillies pour faire des études sur les habitudes des clients, leur manière d’acheter, leur panier moyen, etc. grâce à un logiciel de gestion de la relation client ou CRM. Interactions permanentes avec la clientèle, rationalisation des processus, analyse des prix des produits et services, etc. : toutes ces données permettent au chef d’entreprise de connaître les leviers et opportunités efficaces pour augmenter son chiffres d’affaires.
Rester compétitif dans un marché numérique
Dans un monde de plus en plus connecté, la digitalisation est devenue un impératif pour rester compétitif. Les nouvelles technologies et internet ne sont plus des luxes mais des nécessités pour toute entreprise cherchant à maintenir sa pertinence. Les PME doivent offrir des services en ligne, une présence numérique solide et des canaux de communication modernes pour répondre aux attentes des consommateurs et rivaliser avec les autres entreprises du secteur d’activité.
Souvenons-nous : au début des années 2000, même les grandes sociétés ne voyaient pas la nécessité d’avoir un site internet ! Maintenant, le webmarketing est omniprésent.
Aujourd’hui, entre le site de l’entreprise, les réseaux sociaux, les avis de Google, etc., les clients se font une idée plus précise de votre offre… mais aussi de celle de vos concurrents.
Optimiser la productivité et favoriser la croissance
L’intégration des technologies numériques aide aussi à rationaliser les opérations internes, à automatiser les tâches répétitives et à réduire les erreurs humaines.
La digitalisation des PME améliore leur productivité, réduit leurs coûts opérationnels et les collaborateurs, déchargés des « tâches ingrates » se concentrent sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
L’automatisation de la rédaction des devis, du suivi des factures, des paiements, autant de tâches chronophages qui non seulement sont réduites mais de plus récoltent, encore une fois, de précieuses données. Dont l’analyse représentera un socle solide pour les décisions stratégiques de l’entreprise.
Il faut bien souligner qu’en plus du gain de productivité, la gestion numérique des tâches est synonyme de qualité de travail supérieure. À condition bien sûr de passer outre certains freins bien identifiés.
Les principaux freins à la transformation digitale dans les TPE/PME
Sur le papier, la digitalisation présente donc de nombreux atouts, mais la mettre en place n’est pas évident, surtout dans les petites structures. D’ailleurs, même les grandes sociétés ont souvent dû revoir en profondeur leur façon de fonctionner.
La résistance aux changements
C’est le problème majeur de la transformation digitale. Les TPE/PME ont un historique très prégnant en termes de processus de travail, de décision, etc. Au fil des ans, des obstacles ou freins, souvent non identifiés, se sont enkystés : doublons, anomalies, process fastidieux, etc.
Et la remise en cause des habitudes et méthodes de travail est souvent crainte par les employés mais aussi les cadres et dirigeants.
Ce scepticisme est souvent dû à une méconnaissance des avantages du digital ou à une peur de l’inconnu. Or, toute entreprise a déjà, au cours de sa vie, évolution partiellement vers le digital, ne serait-ce qu’en intégrant les mails et les logiciels de bureautique. Le changement fait partie de la dynamique d’une société de vente de biens ou de services, il existe donc déjà une culture du changement, même si elle est peu ou mal identifiée.
La transformation digitale nécessite, nous le verrons plus loin, une communication claire sur ses bénéfices et une implication de l’ensemble du personnel pour surmonter cette résistance.
Manque de compétences techniques et ressources limitées
Cette crainte du changement est souvent liée au manque de compétences techniques au sein des petites entreprises. Souvent à juste titre. Les nouveaux outils numériques sont perçus à tort ou à raison comme des « usines à gaz » difficiles à appréhender.
Il est vrai que l’absence de personnel formé ou de spécialistes en technologies numériques ralentit l’adoption et l’intégration des solutions digitales.
C’est pourquoi il est crucial d’investir dans la formation continue des employés ou de recruter des talents possédant les compétences nécessaires pour accompagner ce changement.
Soulignons tout de même que les développeurs de logiciels ont fait des efforts pour les rendre plus faciles d’accès.
OSEYS en est un bon exemple.
Nos relations avec des entreprises de tous les secteurs, et donc des personnes plus ou moins aptes à utiliser ces solutions, nous ont amené à réfléchir à la prise en main d’outils hyper performants mais qui doivent s’adapter aux utilisateurs. La logique est souvent inverse dans les propositions commerciales existantes.
Nos logiciels et nos outils sont calibrés pour l’entreprise et en fonction des possibilités, des besoins, des perspectives attendues. La formation est courte, la prise en main rapide… et les coûts moins contraignants.
Coûts et Ressources Limitées
C’est là aussi un frein puissant. Les petites entreprises ont souvent des budgets restreints, ce qui limite leur capacité à investir dans de nouvelles technologies. Les coûts initiaux élevés des outils numériques et des logiciels peuvent être dissuasifs. Surtout ceux de ces fameuses « usines à gaz », développées pour satisfaire les besoins de grands groupes et dont la plupart des fonctionnalités ne servent jamais… Mais sont incluses dans le prix initial ou l’abonnement.
De plus, les PME manquent parfois de ressources pour gérer l’implémentation et la maintenance de ces technologies. Là aussi il existe des solutions, et même des aides et subventions gouvernementales. Et bien sûr des professionnels de l’accompagnement du dirigeant, comme nous, pour trouver des solutions à la fois efficaces et pesant le moins sur le budget de fonctionnement.
Un choix difficile
Il suffit de lancer une recherche sur Google sur les outils numériques pour voir que l’offre est pléthorique, d’où le problème de faire le bon choix et de comprendre comment les intégrer efficacement dans les processus existants.
Souvent pris par le quotidien de son entreprise, un patron de TPE/PME peine à faire le tri et choisir la ou les bonnes solutions.
La planification minutieuse, l’accompagnement par des experts et l’adoption progressive de nouvelles solutions aident à surmonter cette difficulté.
Sécurité et Gestion des Données
Un dernier point à soulever dans les obstacles à la digitalisation est la préoccupation concernant la sécurité des données et la cybersécurité. La crainte de cyberattaques et les exigences de conformité sont un terreau de découragement pour les PME voulant adopter de nouvelles technologies. Il est vrai que les exemples de piratage font souvent la Une et que les hackeurs ciblent de plus en plus les petites structures.
Créer des mesures de sécurité robustes et sensibiliser les employés aux bonnes pratiques de gestion des données est donc indispensable.
Les freins sont, il est vrai, nombreux mais les apports positifs du numérique doivent motiver autant les employeurs que les employés, non seulement en termes de retombées financières mais aussi de conditions de travail.
Comment réussir sa transformation digitale
Plutôt que laisser le champ libre à la concurrence, manquer des opportunités ou naviguer à vue, il est temps de passer au digital. La chose, on l’a souligné, n’est pas si facile et un peu inquiétante, mais motivante, alors voilà quelques règles à suivre pour un pilotage précis de cette transformation.
Définir des objectifs clairs
La digitalisation d’une entreprise est hautement stratégique et comme tout projet stratégique le travail en amont doit être précis et détaillé. Les objectifs doivent être minutieusement réfléchis, ils peuvent concerner l’efficacité opérationnelle, l’augmentation des ventes en ligne, etc. Plus la PME aura une vision claire des résultats à attendre, plus facile sera le choix des outils technologiques.
Un audit interne comme le réalise notre entreprise est une bonne chose. Il permet :
– d’avoir un regard neuf et impartial sur la réalité de l’entreprise,
– d’identifier des freins ou des anomalies dont le chef d’entreprise ou les employés n’ont pas toujours conscience,
de proposer des solutions innovantes.
Communiquer à toutes les étapes
Dès le début des réflexions, il est impératif de faire participer l’ensemble des collaborateurs. Non seulement, le « terrain » vous fera remonter des informations ou suggestions intéressantes mais cette demande renforcera la cohésion des équipes. Et rassurera les plus réticents au changement.
De plus, vous découvrirez peut-être un employé rompu aux nouvelles technologies : un talent précieux pour la suite, y compris pour la formation de ses collègues.
Dans tous les cas, une communication interne claire et détaillée lors de toutes les étapes de la transformation digitale est indispensable.
Sélectionner les outils numériques adaptés
Les objectifs et la stratégie sont clairs, le personnel est motivé, il est temps de passer à l’étape supérieure.
Comme pour le choix d’un nouvel engin, d’un nouveau fournisseur, de l’achat d’un local ou le lancement d’un nouveau produit, vous devez rédiger un cahier des charges, allouer des moyens financiers et humains et mettre en place un calendrier, un suivi, des phases de tests et intégrer les éventuels ajustements.
Bien sûr, le choix du ou des logiciels sera au centre de vos réflexions, et c’est aussi une étape difficile.
Pour une PME, on distingue, pour résumer, deux outils transversaux principaux :
- les ERP ou Entreprise Resource Planning : un système logiciel intégré centralisant la gestion des ressources et des stocks, des opérations, des processus (comptabilité, planification de la production, etc.) améliorant l’efficacité et les prises de décision,
- les CRM ou Customer Relationship Management : un outil logiciel aidant les entreprises pour la gestion et l’analyse des interactions avec les clients afin d’accroître leur satisfaction et de les fidéliser.
Mais il existe aussi des solutions numériques plus précises, comme une plateforme collaborative, un réseau intranet, des outils de gestion du temps ou de projets, etc.
La majorité est hébergée dans un cloud local ou sur internet et est donc utilisable à distance.
Nous l’avons déjà souligné : le défi est de trouver le bon, celui qui n’est pas surdimensionné, ni peu efficace, et qui « collera » parfaitement à vos attentes.
C’est le constat de l’absence de solutions de digitalisation pour les petites et moyennes entreprises qui nous a poussés à proposer nos outils développés pour être complètement personnalisable.
Transformation digitale : faites appel à nos spécialistes
La raison d’être d’OSEYS est d’accompagner les chefs des moyennes et petites entreprises dans leur vie quotidienne de dirigeant. La transformation digitale fait partie de notre ADN : nous avons développé des outils numériques permettant de vous accompagner dans la réussite de ce projet primordial pour la vie de votre entreprise.
Depuis plus de trente ans, nous accumulons compétences, formations, savoir-faire, expériences, pour accompagner les PME françaises dans cette économie numérique en pleine expansion.
Ensemble, dans une vision de partenariat plutôt que de service, nous accélèrerons la transformation numérique de votre entreprise pour répondre aux défis modernes, à vos attentes, à vos besoins.
Pour faciliter cette révolution numérique, nous avons développé des produits spécialement pensés pour être utilisés dans les moyennes et petites entreprises françaises.
Oui, les TPE et PME ont droit à des outils professionnels de haute volée pour accélérer leur transformation digitale et répondre aux nouvelles attentes des clients, mais aussi des collaborateurs. Tout en ayant bien sûr comme objectif la croissance du chiffre d’affaires.
Mettre en place un audit, des formations, calibrer nos outils digitaux à vos besoins, répondre à vos attentes, faciliter leur mise en œuvre dans l’entreprise, partager vos réussites, accompagner votre succès : voilà, en résumé, les services qu’apporte OSEYS depuis des années aux chefs de PME et TPE. Profitez de notre expérience pour réussir vous aussi cette transformation digitale.
