Nul chef d’entreprise, même d’une TPE, ne peut se passer d’outils pour suivre l’activité de sa société et atteindre ses objectifs. L’un des outils les plus courants est le tableau de bord, souvent élaboré sous Excel, reprenant quelques chiffres et/ou données stratégiques à suivre : les fameux indicateurs de performances. On peut y trouver bien sûr le chiffre d’affaires, le volume de vente, etc. (soit des données généralistes), mais aussi approfondir dans le détail et suivre un projet, une activité particulière. Voyons quels sont les indicateurs pertinents à faire figurer dans un tableau de bord de pilotage.
Avant de se pencher sur la sélection de ces fameux indicateurs, revenons sur le principe même de tableau de pilotage. Reprendre sa définition permet surtout de faciliter la création d’indicateurs.
Le tableau de bord : savoir où va l’entreprise
Soumis à de plus en plus d’informations et de contraintes, le chef d’entreprise doit avoir une idée claire et précise de la bonne santé de sa société. Il en va de même pour la mise en place et le suivi d’un projet.
Être chef d’entreprise, c’est s’adapter, comprendre les enjeux, connaître les bonnes informations, prendre les bonnes décisions et suivre l’impact de ses stratégies en direct.
Un tableau de bord efficace doit permettre tout cela. Il est une aide à la décision, permet une veille pointue de l’activité, des objectifs et un suivi de performance des décisions, des actions stratégiques.
Pourtant, son action va plus loin. Un bon tableau de bord permet d’anticiper les problèmes et de faciliter la mise en place rapide de réponses, de ré-orientations. Le chef d’entreprise peut y mesurer l’écart entre la réalité et les prévisions, analyser le travail de ses cadres et managers, et fournir un outil de travail collaboratif.
En effet, un bon tableau de bord est un outil qui doit être présenté, analysé voire retravaillé en réunion de direction ou avec les différents services.
Ne perdez jamais de vue que l’intérêt de cet outil est d’aider le chef d’entreprise ou de projet à prendre des décisions rapides. Il doit ainsi aussi être évolutif et être mis à jour régulièrement.
Le plus clair possible
Bien sûr, il n’est pas pertinent de faire figurer l’ensemble des indicateurs et informations fournis par l’activité, un tel choix serait illisible. À l’heure actuelle, le nombre d’informations pouvant être tirées de l’activité de l’entreprise est insondable.
Un bon tableau de pilotage d’activité doit être synthétique, tenir sur une page, et être clair. Il ne présente pas forcément qu’un tableau de chiffres, mais peut prendre d’autres formes et intégrer graphiques, camemberts, etc.
Il vaut mieux avoir plusieurs tableaux de bord qu’un seul reprenant trop d’informations. Si l’entreprise est importante, les tableaux se multiplient : un général (de pilotage) pour le dirigeant, un pour chaque manager, un pour chaque projet d’activité, etc.
En pratique, on trouvera :
– le tableau de bord financier : souvent à destination du dirigeant et reprenant les indicateurs comptables de base (chiffre d’affaires, trésorerie, charges et recettes par poste, marge intermédiaire, etc.)
– le tableau de bord de gestion : comme le suivi d’un budget, il analyse les résultats des actions de l’entreprise en rapport aux prévisions. Il permet d’alerter rapidement voire d’anticiper les difficultés
financières en suivant de près les écarts entre les objectifs et le niveau d’activité.
– les tableaux de bord opérationnels : dits aussi stratégiques, d’exécution ou de pilotage suivant le domaine de management.
On distingue ainsi deux sortes de tableaux : les opérationnels couvrant une action, une activité sur le court ou moyen terme, et le tableau de bord stratégique, plus général, sur une longue période.
L’intérêt réside dans le bon équilibre à trouver, les bons indicateurs pour qu’ils soient tous complémentaires. Il existe heureusement des outils pour automatiser et alimenter les tableaux de bord : ERP, CRM, SIRH, etc. De même, couplé à certains programmes d’aide décisionnelle ou de business intelligence, le tableau de bord devient un outil de décision ergonomique et en temps réel. Notre entreprise OSEYS, au sein de PILOTAGE PRO, propose ce type d’outils « tout-en-un » hyper évolutif et personnalisable (plus d’informations ici)
On peut dire qu’il existe autant de tableaux de bord que d’entreprises, de services, d’activités… Car la base de cet outil reste les fameux indicateurs de performance, d’activité, de suivi, etc. qui le composent.
Et comme le nombre de ces indicateurs ne cesse d’augmenter, la création d’un tableur de pilotage efficace peut s’avérer ardue.
Quels indicateurs faire figurer dans un tableau de bord de pilotage ?
Nous voici au cœur du problème : choisir les indicateurs performants suivant la stratégie même du tableau de bord et facilitant le processus de décision.
Ne vous attendez pas à trouver une liste tout prête d’indicateurs valables pour toutes les entreprises, surtout en termes de pilotage. Pour des indicateurs de performance, la réflexion est relativement aisée ; pour les indicateurs de stratégie qui nous occupent, le choix est plus dur.
Chiffres d’affaires, taux de conversion, turn-over au sein d’un service, satisfaction des clients, marge commerciale, qualité du SAV, résultats de vente, données comptables brutes : la liste des indicateurs pouvant figurer sur un tableau de bord est longue…
Alors, comment faire ? Voici un plan d’action pour que vos indicateurs soient en accord avec votre activité :
– déterminer les performances à atteindre,
– déterminer le plan d’actions stratégiques mais réalistes à mener,
– lister les actions, les ressources à mobiliser, les leviers efficaces, etc,
– voir comment les qualifier et les quantifier : mise en œuvre, chiffres-clés, calendrier, etc,
– en définir les indicateurs pertinents et comment les alimenter. Ayez toujours en tête que le but n’est pas de multiplier les indicateurs mais bien de choisir les bons, une dizaine à transcrire dans le tableau est un bon chiffre, ce dernier devant être analysé d’un seul coup d’œil.
– peaufiner leur présentation : graphiques, chiffres, balances, fromages, etc.
Un indicateur de qualité doit être : précis et clair, lisible par les collaborateurs, prédictif pour obtenir une vision du futur à court et moyen terme et aider à la décision. N’oubliez pas non plus qu’ils doivent pouvoir suivre l’évolution de la stratégie.
Notre conseil : faites appel à vos collaborateurs !
Qu’elles soient partie prenante du projet ou de l’activité à piloter, ou pas, mobiliser ses forces internes est gagnant à plus d’un titre. Vous renforcez la cohésion de l’équipe en les impliquant, vous pouvez dénicher des indicateurs originaux ou pertinents auxquels vous n’auriez pas pensé, vous mettez déjà en place un réseau de reporting. Le reporting est la production de chiffres bruts qui vont alimenter, entre autres, les différents indicateurs.
Adopter les bons outils
Comme nous le précisions plus haut, la gestion du flux de données à gérer peut-être facilitée par des programmes et logiciels de trois types : la gestion de données de reporting, leur insertion automatique dans le tableau et les outils de prise de décision.
Inutile de nier que jongler avec de tels outils, souvent complexes, trouver une ergonomie entre eux et parvenir à en tirer des conclusions pour mener à bien ses objectifs n’est pas facile sans formation poussée.
C’est pour répondre à ce souci qu’OSEYS a développé PILOTAGE PRO : un ensemble d’outils de simulation et d’analyse facile à prendre en main. La solution logicielle est complète : du choix pertinent des indicateurs-clés jusqu’aux prises de décision possibles par le dirigeant.
Une solution innovante, issue du travail de consultants triés sur le volet, et facile à prendre en main. Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre page dédiée.
