Retards de paiement, factures impayées : ce type de désagréments est souvent inhérent à la notion même de commerce. Toutes les entreprises ont à faire face, un jour ou l’autre, à cette problématique. Non seulement c’est une perte d’argent, mais aussi de temps. Et certains chefs d’entreprises expriment des réticences à réclamer leur dû. Alors, avant d’entamer une procédure judiciaire, l’heure est à la conciliation avec une relance de paiement à l’amiable des dettes. Voici quelques conseils pour entamer cette négociation un peu particulière.
Il n’est pas toujours facile, pour un chef d’entreprise, surtout de TPE-PME, de relancer des clients débiteurs lorsque ceux-ci ne règlent pas leurs factures.
Cette démarche chronophage n’est évidemment pas facile et beaucoup ont peur de froisser la clientèle, leurs relations commerciales, voire ne se sentent pas capables d’effectuer ce type de relance. On peut être un bon chef d’entreprise, un excellent artisan et ne pas savoir comment récupérer ce qui nous est dû.
Aussi, avant de lancer une procédure judiciaire de recouvrement, voici comment, tout en préservant sa relation-clients, entamer une relance à l’amiable.
Comment éviter les factures impayées en amont ?
« Prévenir, c’est guérir » dit l’adage, il en est de même avec les impayés.
Voici donc, avant de se pencher que la procédure de recouvrement à l’amiable, quelques conseils pour éviter les impayés.
S’informer sur ses futurs clients
Bien sûr, nul besoin de se transformer en Sherlock Holmes, cette procédure ne doit pas vous faire perdre trop de temps. Dans le BtoB, le bouche-à-oreille se répand très vite, surtout sur les petites et moyennes entreprises. Vous pouvez ainsi passer quelques coups de téléphone à vos fournisseurs, vos partenaires, vos concurrents.
De même, pour de gros projets de vente, il est utile de se renseigner plus en détails sur l’entreprise. Il existe bon nombre de sites internet, souvent gratuits : Sirene-INSEE, Infogreffe, Balo, Bodac, etc. Vous connaîtrez ainsi la santé financière et la solvabilité de vos futurs clients.
Avec un client privé, trouver ce genre de renseignements n’est pas possible ; reste le bouche-à oreille ou d’autres pratiques pour éviter ce type de soucis.
Un suivi client efficace
Entretenir une bonne base de données « clients » est indispensable, y compris pour une petite entreprise. Elle permet de suivre de très près les éventuels soucis ou les changements brusques (turn-over des contacts, commandes erratiques, etc.)
Cette base de données vous servira aussi, nous le verrons plus bas, pour suivre au quotidien les facturations des commandes, des services, etc. Et planifier au jour près les éventuelles relances à l’amiable auprès des débiteurs.
Devis, acompte et garanties, factures
Nous l’avons vu dans un précédent article : le devis doit comprendre les conditions générales de vente, les pénalités de retard, etc. Une fois signé, il est contraignant pour vous mais aussi pour le client. La facture de même doit mentionner, entre autres, les modalités de paiement et les échéances. Ces deux documents vous fourniront une base légale pour une relance à l’amiable, mais surtout en cas de procédure de recouvrement.
Pour dissuader les impayés, certaines entreprises pratiquent l’acompte (pourcentage versé au préalable par le client, souvent à la signature du devis), l’escompte (réduction si le paiement de la facture est anticipé) ou demandent des gages de garantie.
Proposer des facilités de paiement
Souvent, suite à une demande du client, votre entreprise peut proposer des facilités de paiement. Ce geste commercial prend, dans la plupart des cas, la forme d’échéances mensuelles. Le risque d’impayés diminue, à vous, en revanche, d’assurer un suivi des règlements des factures.
Conseil : un logiciel d’élaboration de devis et factures non seulement facilitera ces activités chronophages mais aussi assurera un suivi précis des échéances de paiement, des acomptes et des mensualités. OSEYS se tient à votre disposition pour élaborer LE logiciel qu’il vous faut suivant : votre activité professionnelle, votre facilité de prise en main d’outils informatiques, le profil de vos clients, etc. N’hésitez pas à nous contacter pour découvrir nos solutions personnalisées de pilotage d’entreprise et obtenir un premier rendez-vous téléphonique gratuit.
Si, malgré cela, les factures ne sont toujours pas réglées en temps et en heure, et avant d’entamer une procédure judiciaire de recouvrement, il est temps de relancer « à l’amiable » vos clients.
Les trois étapes de la relance à l’amiable
Vos clients, entreprises ou personnes privées, peuvent avoir des soucis de trésorerie, des difficultés de paiement temporaires… ou tout simplement avoir oublié de payer vos factures.
En effet, il ne faut pas voir dans tous les retards de paiement une volonté « d’arnaque ».
C’est pourquoi les relances à l’amiable débloquent dans la majorité des cas ces situations. Il faut tout de même souligner qu’elles ne sont seulement qu’une incitation à payer, elles n’ont pas de réelle valeur juridique obligeant le paiement. Cependant, elles sont obligatoires avant de lancer une éventuelle action judiciaire.
Le délai est précisé sur la facture, la dernière possibilité de paiement intervient par défaut trente jours après la réception de la marchandise, la prestation de service.
Coup de téléphone ou e-mail ?
Suivant les relations que vous avez votre client débiteur, un simple coup de fil peut débloquer la situation si le délai de paiement inclus sur la facture est dépassé. Le simple oubli ou la perte de la facture sera réglé en un instant. Si le débiteur rencontre des difficultés financières, vous pourrez proposer un échéancier de paiement, trouver un arrangement à l’amiable.
Toutefois, envoyer un mail est l’occasion de garder une trace écrite de votre volonté de conciliation si l’affaire prend une tournure judiciaire. Il est aussi possible, grâce à un logiciel, d’automatiser cette première relance.
Dans tous les cas, restez factuel, courtois et ouvert à des solutions d’étalement du paiement. Des relances agressives et répétées peuvent entrer sous le coup d’une contravention de 4e classe pour voie de fait.
Les lettres de relance à l’amiable
Si votre mail ou votre coup de téléphone n’a pas porté ses fruits, il est temps de rédiger une lettre de relance pour facture impayée.
Les mentions de la lettre de relance
Elle peut être à destination du client lui-même, du commercial, du service comptable ou de la direction d’une entreprise. Dans tous les cas, il faut bien entendu mentionner le nom du client, de l’entreprise, son adresse (ainsi que la vôtre bien entendu). Comme toute lettre, vous devez préciser la date d’envoi et la ville.
Il est primordial de :
– mentionner l’objet de la lettre (« relance de paiement concernant la facture numéro 000 en attente de règlement),
– joindre le corps de la photocopie de la facture problématique,
– préciser dans la lettre le montant à régler et le délai. Attention : suivant les modalités de la facture, vous devez aussi signaler (dans le cadre d’une transaction avec un professionnel) les éventuelles pénalités de retard ou frais de recouvrement.
Le ton de la lettre doit rester courtois : « Sauf erreur de notre part, notre facture numéro 000, etc. » De même, à la fin de la lettre, mentionnez le fait que la relance est sans valeur si le paiement est intervenu entre-temps.
Vous pouvez mentionner les démarches déjà entamées « n’ayant pas reçu de suite à notre mail du… ».
Et finir par les salutations d’usage.
À noter : cette lettre doit être envoyée par recommandé avec accusé de réception, toujours pour garder une preuve en cas de contentieux. Néanmoins, elle a aussi une valeur légale si vous l’envoyez par mail, une solution plus rapide et plus facile (pour les pièces jointes).
L’étape de la lettre d’avertissement ou mise en demeure
Dans la majorité des cas, le premier courrier fait son œuvre. Si, malgré tout, vous n’avez pas de nouvelles du client, il est possible d’envoyer une autre lettre de relance dite « de rappel », voire une troisième qui mentionnera de possibles poursuites judiciaires (chaque fois, n’oubliez pas d’y joindre le ou les lettres de relance précédentes).
Ou de passer directement à la lettre d’avertissement ou mise en demeure de payer.
C’est en même temps la dernière étape de la procédure à l’amiable et la première de la suite juridique : la demande d’une injonction à payer auprès du tribunal compétent.
Ce courrier doit absolument être envoyé en recommandé au débiteur ou par l’intermédiaire d’un huissier. Là aussi, tous les documents (devis, factures, accusés de réception des marchandises, etc.), y compris les relances, doivent accompagner la lettre. Pour les clients privés, la lettre doit être envoyée avant les deux ans de l’émission de la facture, cinq années pour les entreprises.
Les éléments obligatoires de la lettre de mise en demeure
Pour être recevable auprès d’un tribunal, des mentions sont obligatoires, dont la mention « mise en demeure » dans l’en-tête.
Bien sûr, les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire doivent y figurer, comme la date de rédaction.
Vous devez être très précis sur la nature du litige en lui-même, le montant qu’il reste à percevoir avec les éventuelles pénalités (« nous vous signifions par le présent courrier une mise en demeure de payer la somme de… qui correspond à… »), les délais accordés voire les étapes de conciliation passées.
Vous pouvez y inclure de nouvelles pénalités financières de retard.
Précisez le délai accordé au débiteur à la réception de la lettre, attention : il faut qu’il soit raisonnable.
Mentionnez l’ouverture de poursuites judiciaires en cas de non règlement.
Si le client ne régularise toujours pas sa situation à la fin du délai, vous devez alors ouvrir une procédure de recouvrement judiciaire. Nous nous pencherons sur cette étape lors d’un prochain article.
En résumé, les impayés sont une vraie plaie pour un chef d’entreprise. Leur recouvrement est chronophage mais aussi un passage obligatoire pour la bonne marche financière de votre structure. Comme mentionné plus haut, certains logiciels de gestion de devis et factures intègrent des solutions de relance automatique et de suivi qui facilitent le recouvrement. Si cependant les factures impayées s’amoncellent, c’est peut-être aussi un souci interne de fonctionnement de l’entreprise : n’hésitez pas à contacter un de nos professionnels de l’accompagnement des dirigeants pour identifier le problème et trouver des solutions personnalisées.
