Le diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet essentiel pour les entreprises modernes. Il permet de visualiser de manière claire et concise les différentes étapes d’un projet, les délais et les ressources nécessaires pour mener à bien chaque étape. Dans cet article, nous allons explorer l’histoire du diagramme de Gantt, ses fonctionnalités, ainsi que les meilleures pratiques pour créer un diagramme de planification efficace.
La planification est le fer de lance d’un chef d’entreprises ou de projet. Nous avons déjà évoqué sur cette page l’importance du choix d’indicateurs-clés de suivi, et la mise en œuvre détaillée d’un plan d’action. Passons maintenant à la pratique avec un des outils de planification les plus connus : le diagramme de Gantt, un outil de gestion de projet utilisé depuis le début du 20e siècle pour planifier et organiser les projets en entreprise.
Quel est le but du diagramme de Gantt ?
Le but principal du diagramme de Gantt est de permettre aux chefs d’entreprise ou de services de planifier, coordonner et suivre les différentes tâches d’un projet en fonction d’une échelle de temps pré-établie.
Le diagramme est aussi un outil précieux pour l’ensemble de l’équipe intervenant sur le projet, qui peut visualiser facilement les étapes sur lesquelles travailler, la durée qu’il reste pour finir une tâche, les éventuels retards ou corrections à apporter.
Les acteurs du projet peuvent également utiliser cet outil pour coordonner leur travail et communiquer efficacement les progrès et les défis rencontrés en temps réel.
Le document doit enfin identifier les tâches critiques, c’est-à-dire celles qui ont un impact direct sur la durée du projet et qui doivent donc être surveillées de près.
Il se concrétise par un calendrier graphique incluant en abscisse les unités de temps et en ordonnées les tâches à réaliser.
En visualisant facilement toutes les tâches et leur déroulement dans le temps sur une seule et même interface, les chefs de projet peuvent facilement déterminer les priorités, les ressources nécessaires pour chaque étape et gérer au mieux les délais impartis.
En résumé, un bon diagramme de Gantt présente deux atouts principaux : coordonner les tâches identifiées comme indispensables à la réalisation du projet et suivre leur progression dans le temps.
D’où vient le diagramme de Gantt ?
Le diagramme de Gantt a été développé au tout début du 20e siècle par l’ingénieur industriel américain Henry Laurence Gantt. Gantt a « mis au point » cet outil visuel pour améliorer la planification et la coordination des tâches dans les usines et les entreprises. Depuis lors, le diagramme de Gantt est devenu un outil standard de la gestion de projet dans les entreprises du monde entier ; cependant, l’histoire du diagramme est un peu plus complexe que cela.
Qui est Henri L. Gantt ? Pourquoi le diagramme porte-t-il son nom alors qu’un autre l’a inventé ?
Henri L. Gantt était un ingénieur en mécanique américain né en 1861 dans le Maryland, aux États-Unis. Il a travaillé dans diverses entreprises et a constaté que la planification et la coordination des tâches étaient souvent mal gérées. C’est ainsi qu’il a popularisé le diagramme de Gantt, un outil visuel qui permettait de mieux coordonner les tâches et d’améliorer la productivité. Fasciné par la l’approche scientifique du travail, il sera longtemps le collaborateur de F. W. Taylor, le fameux inventeur du Taylorisme.
Pourtant, c’est bien un autre ingénieur industriel, Karol Adamiecki, qui a développé un outil très similaire appelé le « Harmonogram Adamieckiego » en Pologne dans les années 1890. Or, Gantt travaille sur des outils de planification des tâches et reprend, quasiment sans changement, le diagramme d’Adamiecki, peu connu car son inventeur l’a présenté dans sa langue natale pratiquement inconnue aux USA.
En partie grâce à la popularité de Taylor et avec l’appui des entreprises, c’est bien Gantt qui sera identifié comme le créateur de cet outil de gestion de projet qui portera pour toujours son nom.
Comment réaliser un diagramme de Gantt efficace?
Pour créer un diagramme de Gantt efficace, il est important de commencer par déterminer le plus précisément possible le projet : son utilité stratégique, ses contours précis, etc.
Avoir une vision claire de la finalité du processus est la base pour la réalisation du diagramme.
Ensuite, il faut respecter quelques étapes-clés :
Identifier toutes les tâches nécessaires pour accomplir le projet
C’est bien sûr, avec les dates, la pierre angulaire du diagramme de Gantt. N’hésitez pas à mobiliser tous les acteurs autour du projet et même des services connexes : administration, marketing, production, etc.
Chaque tâche met en évidence la gestion des ressources matérielles et humaines adéquates et identifie les services concernés.
Lors de cette réflexion, vous allez identifier des tâches dites critiques, celles qui ont un impact majeur sur la durée totale du projet.
Déterminer la durée de chaque tâche
C’est presque l’étape la plus difficile et la plus stratégique. Cette tâche est facilitée si vous avez déjà une vision du planning : date précise de sortie d’un produit ou d’un service par exemple. Autrement, vous pouvez créer un rétroplanning dont nous vous avons déjà parlé dans cet article.
La date de début d’une tâche peut correspondre à la fin d’une autre, deux tâches peuvent aussi se chevaucher. Dans tous les cas de figure, il convient d’identifier une marge pour anticiper les éventuels retards.
Et, bien sûr, installer un diagramme évolutif pour prévoir les retards, mais aussi le travail réalisé avant la date de fin.
Organiser les tâches en séquences logiques, en fonction des dépendances entre les tâches
Bien évidemment, il ne faut pas mettre la charrue avant les bœufs. Réaliser un bon diagramme de Gantt, c’est dérouler un calendrier logique suivant les missions et identifier les dépendances entre celles-ci. Si une tâche ne peut pas commencer tant que la précédente n’est pas terminée, il faudra que cette dépendance soit identifiable sur le graphique final.
Dessiner le diagramme de Gantt en utilisant un logiciel de gestion de projet ou une application en ligne
Il existe plusieurs outils disponibles pour créer un diagramme de Gantt efficace. Certains sont payants et d’autres sont gratuits. Excel est bien sûr le logiciel de tableur préféré en entreprise et vient d’emblée en tête. Cependant, les sorties imprimées et la gestion de l’évolution des tâches peuvent être problématiques sans formation. Or les personnes concernées ne sont pas toujours formées à Excel.
N’oubliez pas que le diagramme doit être facilement lisible et compréhensible pour toutes les personnes impliquées dans le projet.
À l’heure actuelle, un logiciel spécialisé dans la gestion de diagramme de Gantt paraît la solution la plus efficace. Il facilite les manipulations et les exportation en pdf, html ou CSV.
OSEYS, dans ses opérations d’accompagnement au pilotage des entreprises, peut vous aider à choisir une solution personnalisée et, pourquoi pas, développée en interne. Les applications en ligne peuvent en effet poser des soucis sur les besoins de confidentialité de l’entreprise.
Ajouter des dates de début et de fin pour chaque tâche, ainsi que des détails sur les ressources nécessaires et les personnes responsables de chaque tâche
Le logiciel choisi doit être extrêmement complet et générer un diagramme de Gantt exhaustif. On doit pouvoir identifier en un clin d’œil : qui fait quoi, jusqu’à quand et avec quoi.
L’identification des personnes responsables de chaque tâche facilite le workflow et accélère la gestion d’éventuels soucis. Le suivi du budget est aussi une notion qui peut être intégrée dans le logiciel gérant le calendrier.
Mettre à jour régulièrement le diagramme de Gantt pour suivre la progression du projet
Bien évidemment, le logiciel doit être évolutif pour une mise à jour journalière. Le chef de projet mettra en place une mise à jour à chaque fin de journée ou de semaine pour actualiser le graphique. Là aussi, cette aide à la planification facilite l’identification des problèmes pour les régler le plus rapidement possible. Mais aussi accélère la mise en œuvre du projet si certaines missions sont finalisées avant la date prévue.
Prévoir un audit a posteriori
Bien évidemment, une fois le projet arrivé à son terme, il faut impérativement réunir tous les acteurs et services pour un debriefing complet : mettre en évidence les manques, les erreurs, mais aussi les réussites, les étapes qui se sont terminées avant la date prévue, etc.
En conclusion, créer un diagramme de Gantt est une étape essentielle pour la gestion de projet en entreprise. En planifiant et organisant les tâches de manière claire et efficace, cet outil permet de gagner du temps, de mieux gérer les ressources et d’assurer le succès du projet.
