3 conseils pour bien assurer son suivi de trésorerie

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Publié le 14 février 2022

Le chiffre d’affaires et les bénéfices d’une entreprise sont souvent cités comme les indicateurs-clés montrant sa bonne santé financière, sa réussite. Or, une mauvaise gestion de la trésorerie provoque, à moyen ou long terme, la cessation d’activité. Si le suivi de trésorerie est moins « sexy » que celui du chiffre d’affaires, il n’en demeure pas moins indispensable et le négliger c’est aller au-devant de problèmes certains.

Voici 3 conseils pour installer un suivi de trésorerie efficace.

Pourquoi suivre sa trésorerie ?

Avant d’attaquer le vif du sujet, rappelons avant tout l’importance de la trésorerie dans la vie d’une entreprise.

Les ressources financières sont indispensables pour faire face au cycle d’exploitation : R&D, achat de matière première, paye des salariés, marketing, prospection, livraison, etc. Puis viennent les ventes et l’encaissement.

Suivre les flux entrants et sortants, c’est aller plus loin que vérifier le montant sur son compte en banque. En effet, celui-ci ne montre ni les sommes restantes à payer, ni les facturations en cours, etc.

Car il existe un vrai décalage entre les liquidités en banque et la vraie « richesse » de l’entreprise. Les mouvements des recettes et des dépenses ne sont pas linéaires. Les échéances d’un fournisseur, les facilités de règlement pour un bon client, le remboursement d’un emprunt, de la TVA, etc. ne suivent pas un rythme régulier. Ne pas prendre en compte ces décalages c’est aller au-devant d’ennuis. Vous pouvez avoir un bon chiffre d’affaires prévisionnel, une production optimisée, des clients nombreux… et pourtant des soucis de trésorerie impactant directement l’avenir de l’entreprise.

En effet, pas mal de choses peuvent vous mettre des bâtons dans les roues : augmentation des stocks, financement de machines ou d’embauches, délais de paiement de la clientèle plus longs ou impayés, réduction des ventes, des marges, etc.

Analyser le cycle de financement de l’entreprise permet donc d’anticiper les éventuelles carences. Un manque de trésorerie court et maîtrisé n’est pas un souci, une trésorerie qui s’érode petit à petit suite à un problème structurel est plus impactant voire dangereux.
Assurer un suivi de trésorerie facilite aussi les discussions et négociations avec les fournisseurs et les banquiers.

Enfin, avoir une idée claire du cash de l’entreprise simplifie l’analyse de la possibilité – ou pas – de futurs investissements.
Bref, c’est une des clés du bon pilotage d’une société.

Conseil 1: identifier TOUS les mouvements

Pour assurer un bon suivi de trésorerie, il vous faut une vision claire fournie par un tableau de bord. Au niveau pratique, vous pouvez vous contenter d’une feuille Excel, idéal pour les TPE et les petites PME.
Seul souci d’Excel : sa prise en main relativement difficile. Il existe aussi des logiciels spécialisés trésorerie, y compris en ligne, facilitant l’intégration des postes et la saisie.

Cependant, avant de se lancer dans le remplissage du tableau, l’étape primordiale réside dans l’identification des flux financiers. L’oubli d’un seul poste peut impacter fortement votre trésorerie ; si vous avez des doutes, demandez une aide auprès de votre expert comptable, lui saura vous guider.

Encaissements : la prévision des recettes

On peut identifier trois postes principaux au niveau des encaissements : la facturation, les financements, les aides.
Facturation : nerf de la guerre, la vente de produits et de services alimente le compte en banque de l’entreprise. Il ne suffit pas de rentrer les factures quotidiennement, il faut aussi identifier :
– le type de facturation, comptant ou avec un délai,
– la fréquence si vous avez des clients récurrents avec paiements périodiques bien identifiés et/ou des
achats plutôt ponctuels,
– les moyens de règlement : espèces, chèques, virements, CB… peuvent entraîner aussi des délais
d’encaissement différents,
– taux de TVA, etc.

Financement et aides : les rentrées d’argent peuvent être diversifiées par des prêts bancaires, des levées de fonds, des primes et subventions, la déduction de la TVA, les remboursements de l’URSSAF, etc.

Comme pour les sorties, il faut non seulement être exhaustifs mais aussi intégrer dans le tableau la notion de temps : certaines rentrées se font de manières automatiques et périodiques, d’autres non. Cela va vous permettre d’établir un vrai plan de trésorerie prévisionnel.

Décaissements : les sorties de cash

Côté décaissements, la liste peut être longue. Voici quelques postes de dépenses.
Rémunérations et charges : salaires, primes, indemnisations, etc. D’un côté, RSI, URSAFF, mutuelles, tickets restaurants ou autres avantages de l’autre.
Fournisseurs : vous pouvez dissocier les achats suivant les distributeurs eux-mêmes, les produits ou services, les délais de paiement, le taux de TVA… Selon votre activité et le volume de produits ou le nombre de fournisseurs, vous devez faire apparaître dans le tableau de bord l’entrée qui sera la plus lisible.

Comme pour la vente de produits, il faut que vous ayez une vue correcte de la périodicité. Certains de vos partenaires vous proposeront des facturations à plus ou moins long terme.

Clients : vous devez absolument intégrer les gestes commerciaux, les cadeaux de fidélité et autres remboursements.

Prestations de services : vous pouvez dissocier les prestataires directement impactés par votre production (transport, publicité, agence de marketing, etc.), de ceux plus classiques comme les loyers, l’électricité, les abonnements internet, électrique, de téléphonie, etc. N’oubliez pas les prestataires incontournables comme l’expert-comptable, les frais bancaires, etc.

Banques et impôts : en plus des frais de tenue de compte, pensez aux remboursements de prêts, aux agios, aux commissions, etc. Du côté des impôts, la CFE (cotisations foncières des entreprises), impôts sur les sociétés, taxes d’apprentissages, etc.

Attention : si votre TVA déductible est inférieure à celle collectée, il faudra aussi la faire figurer dans votre tableau.

 

Conseil : faites vous aider ! Il n’est pas facile d’appréhender exhaustivement les entrées et dépenses d’une entreprise. La comptabilité ne souffre aucune approximation, aucun oubli et encore moins les erreurs. Pour pallier ce problème, vous avez plusieurs interlocuteurs dont l’incontournable expert-comptable. Néanmoins, vous pouvez aussi vous tourner vers des institutions proposant aide et formation comme la CCI, votre chambre consulaire : artisanat, mêtiers ou agriculture.

N’oubliez surtout pas de faire appel aux acteurs internes : service comptabilité bien sûr, si vous en avez, mais aussi commerciaux, ressources humaines, chargés de production, de clientèle, marketing, etc. Non seulement vous aurez des renseignements précis sur les problématiques, les investissements à venir, les futures rentrées d’argent, mais en plus vous motiverez vos collaborateurs en les impliquant fortement dans la vie de l’entreprise.

Conseil 2 : le prévisionnel avant tout !

Un suivi de trésorerie qui renseigne les liquidités disponibles au quotidien c’est bien, mais le principal intérêt consiste surtout à savoir de quoi l’avenir de l’activité sera fait. Le prévisionnel de trésorerie fait partie des outils comptables de pilotage avec le business plan (lors de la création) ou prévisionnel d’exploitation.

Que ce soit sur un modèle Excel ou sur un logiciel spécialisé, le tableau de trésorerie doit intégrer absolument les prévisions à court et moyen terme : 1, 3, 6 mois, un an…

Plus vous renseignez ces « cases », plus vous aurez une vision correcte de votre capacité de financement, des flux de cash, etc. En un coup d’œil, vous pourrez anticiper des pénuries de trésorerie et surtout analyser leur provenance, leur durée, leur importance, etc.

Cet outil comptable est indispensable pour les relations avec son banquier, notamment pour évaluer les besoins de financement, obtenir ou demander des délais, etc.

Un beau tableau de suivi de trésorerie doit être clair, précis, analysé rapidement, reprendre le solde du mois courant et mettre en exergue les problèmes. N’hésitez pas à utiliser des couleurs différentes, voire, si le logiciel le permet, sortir des graphiques récapitulatifs.

L’alimentation du prévisionnel dépend de deux facteurs :

– les dépenses et rentrées fixes :

Les décaissements et charges fixes sont assez faciles à intégrer : paiement des loyers, des fournisseurs, salaires, remboursement des crédits, etc. Vous pourrez les renseigner sur le long terme.
Les rentrées fixes sont plus « rares » mais elles existent : subventions, aides financières, mais aussi abonnement des clients, clientèle récurrente, etc. 

– les dépenses et rentrées variables :

Les décaissements futurs font appel à la prévision et aux projets de l’entreprise. Cela peut aller d’une embauche à une campagne marketing, etc.
Les sorties de cash directement issues de votre activité sont plus problématiques. Soucis de stockage, besoin soudain de matières premières,de financement, etc. Sans compter les frais exceptionnels : transport, renouvellement de machines détériorées, etc.

Le problème principal est de sous-évaluer leur montant, n’hésitez donc pas à faire des projections un peu pessimistes pour pouvoir faire face à des imprévus.

Le souci est le même pour les ventes de vos produits et services. Il vous faudra mettre en place des objectifs de ventes… qui vont bien sûr impacter les charges variables, notamment le budget fournisseur.

Dans les deux cas, n’oubliez surtout pas les délais de paiement. Si un délai est prévu pour les fournisseurs ou clients, ne renseignez jamais la date de la signature du contrat mais bien la date de décaissement ou d’encaissement réelle.

La majorité des soucis de trésorerie vient justement de ces délais qui peuvent se concentrer sur une courte période. Le prévisionnel sert à vous rassurer si vous voyez un retour à la normale rapide (saisonnalité de la demande) ou à prendre des mesures en avance avec votre banquier (découvert, crédit, etc) si vous voyez que la problématique va durer.

Ces flux de trésorerie incertains sont difficilement prévisibles. Pourtant, vous pouvez vous appuyer sur les exercices précédents ou sur votre business plan si la création de votre entreprise est nouvelle.
Le suivi prévisionnel peut se décliner pour obtenir une meilleure vision du futur de l’entreprise. Certains dirigeants planchent sur trois prévisionnels : optimiste, réaliste et pessimiste. Lors du renseignement des encaissements et décaissements réels, le chef d’entreprise aura une idée du scénario à venir.

Dans tous les cas, prévoyez une case « divers » pour les dépenses (en moyenne 3 % du chiffre d’affaires) pour faire face aux imprévus.

Conseil 3 : ne vous reposez pas sur vos lauriers

Vous avez élaboré un ou des tableaux de suivi de trésorerie impeccables, toutes les dépenses et rentrées sont identifiées, les périodicités figées, les cases remplies par des montants réels ou extrapolés… C’est le moment de commencer le travail !

Car tenir à jour sa trésorerie est primordial.

La gestion de vos tableaux doit intervenir de façon régulière et peu espacée, que ce soit directement par le dirigeant ou la personne en charge de la comptabilité, ou le service financier. Voici quelques pistes du rythme d’intervention pour un suivi de trésorerie optimal.

Au quotidien, vous devez intégrer à votre tableau de bord les entrées et sorties. Factures reçues ou émises doivent aussi être émargées sur les comptes en banque de l’entreprise. Si votre tableau de suivi est bien fait, vous devez avoir un total des mouvements.

Chaque fin de semaine, il est bon de faire un point sur la position de trésorerie : combien de liquidités de disponible à l’instant T. Le rythme de ce suivi doit varier suivant les périodes, les projets mis en place, etc. Normalement, votre logiciel de trésorerie ou votre feuille Excel doit vous fournir le solde à la demande ou au moins en fin de mois.

Pour que le dirigeant ait une vision claire de la situation financière, il doit constamment faire des vérifications avec son budget de trésorerie, son plan de trésorerie prévisionnel, au moins une fois par mois.
Car le maître-mot pour un dirigeant est AN-TI-CI-PER !
Il suffit de la perte d’un gros client, de la défection d’un fournisseur, ou à l’inverse d’une hausse subite des ventes, etc. pour que les ressources financières sortent des rails.

Attention : un tableau de suivi de trésorerie est un outil évolutif, au fur et à mesure de la vie de la société, les entrées et sorties vont se diversifier. Les délais accordés aux clients ou fournisseurs vont changer, etc. Vos outils ne sont surtout pas figés !

Enfin, le suivi de trésorerie permet de calculer un des indicateurs-clés des entreprises : le BFR réel ou besoin en fonds de roulement. Ce calcul concrétise le cycle d’exploitation : en prenant en compte les décalages entre les encaissements et les décaissements issus de l’activité d’exploitation, il matérialise les ressources financières dont l’entreprise a besoin pour couvrir ses décalages de trésorerie.

 

En conclusion, comme il ne viendrait à personne l’idée de se mettre un bandeau sur les yeux avant de prendre le volant, aucun dirigeant ne peut se passer d’un suivi de trésorerie et de son corollaire : le plan prévisionnel. Sa tenue est un peu chronophage mais les prévisions qu’on peut en tirer pour la bonne gestion de l’entreprise sont tellement vitales qu’il ne faut pas le négliger. Dernier conseil : il existe bon nombre d’outils autour de la trésorerie, souvent en ligne, veillez à choisir un modèle correspondant à votre activité mais surtout que vous puissiez le modifier pour en faire un outil personnalisé.

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