Le devis est une étape essentielle pour une entreprise. C’est la concrétisation d’une demande de travaux, de services, de la part du client et votre proposition. Le devis est surtout la porte d’entrée vers une future vente ou chantier, bref une augmentation de votre chiffre d’affaires. Voici trois conseils indispensables pour réaliser le seul devis parfait : celui que va signer le client.
Conseil 1 – le cadre légal avant tout
Comme vous le savez certainement, le devis est un document qui a valeur juridique. Il s’agit ni plus ni moins que d’une offre de contrat vous engageant à réaliser des travaux définis (ou autres prestations) et engageant votre client à payer le montant du prix total.
Comme tout document contractuel, il doit comporte des mentions obligatoires. Ne pas les stipuler vous fera défaut si un litige apparaît, ou que le client pointe des malfaçons. C’est une documentation obligatoire en cas d’intervention d’une assurance.
Voici la liste exhaustive des mentions obligatoires et des précisions à ne pas oublier.
Vos coordonnées : elles doivent être complètes et mentionner tous les moyens de vous contacter, notamment pour faciliter les échanges avec le client. Vous devez bien sûr faire figurer le nom de l’entreprise, sa raison sociale, son statut juridique, le numéro SIRET, numéro de TVA, etc. De plus en plus, les devis mentionnent aussi les coordonnées bancaires pour un éventuel règlement par CB ou internet.
Les coordonnées du client.
Une numérotation : non seulement elle est obligatoire mais permet aussi d’assurer un suivi au niveau comptabilité et réalisation des factures. Vous pourrez ainsi comparer, dans une perspective de pilotage de l’entreprise, la différence entre le nombre de devis effectués et les factures qui en découlent, un indicateur à surveiller. La plupart du temps le numéro du devis reprend le chiffre de l’année en cours et son classement : 1-2022 ou 2022-1 représente par exemple le 1er devis de l’année 2022.
Le libellé de l’objet du devis, du projet : travaux, vente, services, etc. Il doit comporter évidemment le détail des prestations de manière précise et complète : prix unitaire, frais annexes et autres coûts (mains d’œuvre, déplacements, hébergement, transport, etc), quantité, descriptions, etc (voir plus bas). Si litige il y a, l’entrepreneur ou le vendeur doivent pouvoir s’en servir pour se protéger.
Les conditions : que serait un contrat sans conditions ? Là aussi, soyez précis et complet : date de validité de l’offre, sa durée, les délais d’exécution (date de début et de fin des travaux), l’acompte (pourcentage, montant), modalités de règlement, remises, pénalités de retard, garanties, SAV, etc.
Le montant final HT et TTC en euros.
La signature du client : elle fait office de preuve de l’acceptation du devis, il faut qu’elle soit lisible, datée et suivie d’une formule manuscrite : « bon pour accord » ou « bon pour travaux ». Réservez une place dédiée à la signature, un espace identifié et assez conséquent.
Autres pièces : oubliez le devis tenant sur une feuille, surtout lorsqu’il s’agit d’un chantier. Les coordonnées clients et entrepreneur, le numéro SIRET, le numéro de devis et de TVA doivent être présents sur TOUTES les feuilles.
Et lors de l’envoi, joignez les autres documents officiels : RIB, certifications, labels, plans, etc.
Le simple fait d’oublier ou d’être vague dans les mentions obligatoires, le libellé de l’offre ou des travaux, vous desservira toujours en cas de litige. Si vous avez un doute, demandez conseil auprès de votre expert-comptable par exemple.
Conseil 2 – une offre précise
En donnant au client un devis détaillé et complet, on démontre son professionnalisme et on se met à l’abri de surprises.
La première phase de la réalisation d’un bon devis, c’est donc l’écoute des demandes du client.
Un bon vendeur ou un bon entrepreneur de travaux doit avant tout prendre le temps, lors du rendez-vous avec le client. Répondre à son besoin au plus près est la base d’un devis parfait. Posez des questions, revenez sur les éventuels problèmes, donnez des conseils et réponses personnalisés : le devis doit être sur- mesure.
Lors de sa lecture, le client ne doit ressentir aucun doute, ne doit déceler aucune complication, aucun flou. N’oubliez pas qu’il a certainement fait appel à d’autres entreprises et va passer du temps pour décortiquer votre devis et le comparer.
Dans le cadre de travaux par exemple, vous pouvez établir une liste de contrôles.
Voici quelques précisions sur des aspects à ne pas oublier :
– reprendre les cotes, même si le client vous les a données ou vous a donné un plan,
– vérifier l’adéquation des outils et fournitures avec les problématiques du chantier,
– prendre en compte les abords du chantier : parking, escalier à monter, etc.
– vérifier les prix en amont, les coûts et charges, l’éventuel besoin d’ouvriers en plus, recours à l’intérim, etc. pour avoir une vraie évaluation de vos marges,
– lister tous les postes, tous les travaux, toutes les choses à effectuer du début à la fin (approvisionnement du chantier, transport, nettoyage, etc).
N’oubliez pas de peaufiner votre calendrier : vous devez donner sur le devis une date de réception des travaux.
Une fois que vous avez l’ensemble des choses à faire, il faut les intégrer au devis de manière lisible et exhaustive. Une ligne par poste, une ligne par matériau, par prestation, etc. et à chaque fois : la quantité, le prix HT en euros à l’unité, le montant total.
Sur les devis du bâtiment, il est de tradition d’identifier les pièces dans lesquelles vous allez intervenir (salle de bains, salon, buanderie, grenier, etc), le client obtiendra ainsi une idée plus claire des travaux et vous aurez vous aussi une visibilité pour le suivi du chantier.
Un devis parfait est aussi un devis au juste prix. N’oubliez pas la concurrence.
Attention, vous pouvez proposer un prix au-dessus de vos concurrents et être choisi, uniquement si le devis en stipule l’intérêt. En rénovation par exemple, les prix sont souvent très différents : l’apprêt des surfaces, l’intégration d’un matériau isolant biosourcé, les réparations de l’existant, des pièces spéciales, etc peuvent faire « gonfler » le devis. Néanmoins, si vous expliquez votre choix (sécurité, tenue dans le temps, économies d’énergie), toujours en prenant en compte l’intérêt du client, votre proposition passera.
Une offre précise implique aussi l’envoi de documents annexes : fiches produits, catalogues, plans, certifications, etc.
Si vous envoyez le devis en ligne, et même sur un devis imprimé, n’hésitez pas à y joindre des photos montrant vos réalisations, les installations envisagées, etc.
Plus le devis est précis, documenté, complet, plus vous démontrez votre professionnalisme. De quoi rassurer les clients en amont.
Conseil 3 – clarté et rapidité : choisissez bien votre logiciel
Un devis est une sorte de carte de visite : il doit être clair dans sa présentation, agréable à regarder et lisible. Couleurs, logos, photos en filigrane, etc : oui, le look du devis est aussi important.
De même, vous devez essayer de donner rapidement une réponse au client.
Or, notamment dans des petites structures ou pour un artisan, entre les chantiers en cours, la comptabilité, etc. se dégager assez de temps pour peaufiner un devis n’est pas simple. Certains professionnels en TPE et PME, ou auto entrepreneurs, ont du mal à libérer du temps pour cette étape vitale pour l’entreprise. Si en plus il faut y passer des heures, on comprend que certains ont du mal à fournir des devis complets et clairs… et donc à obtenir des chantiers.
Cependant, le professionnel peut compter sur les logiciels de devis et facturation disponibles en ligne. Encore faut-il choisir le bon…
Un bon logiciel de devis doit être :
– facile à prendre en main, notamment pour la création du devis « de base »,
– personnalisable : logos, photos, conditions, etc.
– automatisé : intégration des prestations, des postes sur chaque ligne, calcul des prix, etc. Mais aussi possibilité de publier une facture en lien direct avec le devis.
– fiable : la moindre erreur, rappelons-le, peut vous coûter cher,
– modulable en proposant un suivi des devis, un calendrier des chantiers, des paiements, etc.
Voire faire partie d’une offre plus globale : certains logiciels de comptabilité et de pilotage pour les entreprises intègrent évidemment les devis et la facturation.
Ce type de logiciel « tout-en-un » représente une aide réelle pour gérer en toute tranquillité le quotidien d’une entreprise.
Dans cette optique, OSEYS a développé une solution PILOTAGE PRO qui propose une aide à la création de devis et à la facturation mais peut inclure, à la demande et suivant les besoins, des outils de pilotage, d’aide à la décision, de suivi de production, etc. Notre outil a été développé en partie pour répondre aux soucis des professionnels dans la gestion quotidienne de leur entreprise. Il s’adapte à toute structure, de l’artisan à l’entreprise de travaux publics en passant par la SARL.
Avec nos solutions personnalisables, vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier et fournir des devis rapidement avec facilité. Contactez-nous.
