Comment organiser une réunion de brainstorming ?

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Publié le 9 décembre 2022

Si la définition de brainstorming est simple – une réunion d’équipe où fusent les idées pour trouver des solutions à une problématique -, l’organiser peut être plus difficile qu’on ne pense. Tri des participants, problème à résoudre, un bon animateur et de bons outils, etc. : ce type de réunions se prépare bien en amont pour une efficacité optimale. Voici quelques conseils pour faire de votre brainstorming une réussite.

Le brainstorming (remue-méninges ou tour de table en français) va bientôt fêter ses 90 ans. Élaborée pour Alex Osborn, fameux publicitaire américain, cette réunion d’entreprise est spéciale : il s’agit d’un moment de réflexion ouvert autour d’un problème. Les participants doivent littéralement « prendre d’assaut » (réelle signification de storming) leur cerveau pour trouver des idées originales et efficaces.

Les 4 bases du brainstorming

Alex Osborn a développé sa méthode autour de 4 règles qu’il faut garder en tête :

– toutes les idées sont bonnes à dire et à entendre, même les plus farfelues ; la créativité ne doit pas être étouffée bien au contraire,

– il faut se laisser aller, ce qu’il appelle le « freewheeling », justement pour sortir des cadres de réflexion classiques,

– les idées ne doivent pas être critiquées de prime abord, mais étudiées, et plus elles sont nombreuses mieux c’est,

– pour dynamiser la réunion et être efficace, il faut que les participants « rebondissent » sur les idées exprimées.

Quand et pourquoi réaliser un brainstorming ?

Voici la question première à se poser avant toute démarche. Une séance de brainstorming peut être réalisée dans divers domaines : nouvelles opportunités, nouveau projet marketing, nouveau marché à conquérir, etc. L’innovation est ici la règle.

Or, ce type de réunion peut s’avérer concluant sur des domaines plus larges, comme l’avenir de l’entreprise elle-même, ou, plus précis, comme un souci interne de management ou de production. C’est pour cela que la première étape d’une séance de brainstorming est de bien cerner la problématique. Ce qui nous amène au cœur du sujet : comment préparer cette réunion, car contrairement à ce qu’on peut penser, il faut structurer précisément les contours de la séance pour se montrer efficace et mieux la piloter.

Les différentes étapes de l’organisation du brainstorming

1 – Préciser l’objectif final

Comme dit plus haut, si un brainstorming repose sur la créativité « sans limite », il faut en revanche donner un objectif clair et très précis à atteindre.

En amont du processus, il faut donc se poser un ensemble de questions sur le problème à résoudre, la nécessité de sortir des idées reçues, les attentes finales. Pourquoi pas avec les collaborateurs au cœur du sujet à traiter ?

Définir les contours du brainstorming permet une préparation gagnante, notamment sur le choix des participants, et facilite le travail de l’animateur.

2 – Impliquer les bons participants

Le nombre et la qualité des personnes impliquées dans les réflexions doivent être soigneusement réfléchis. Pour que le « ping-pong » des idées fonctionne, il ne faut pas surcharger la réunion. S’il y a trop de personnes, il sera difficile de canaliser les discussions et certains risquent de ne pas participer. Au-delà de 10-12 personnes, le brainstorming est pratiquement impossible à gérer pour l’animateur.

Bien sûr, la « qualité » des participants doit aussi être mûrement réfléchie en amont de la séance. Il faut varier les profils (âge, sexe, expériences, formations, niveaux hiérarchiques, membres de services différents, etc.), trouver des collaborateurs motivés et impactés par le problème à résoudre, mais aussi, pourquoi pas, des personnes extérieures à la problématique, voire à l’entreprise : clients, fournisseurs, partenaires, etc.

Il faut donc arriver à un équilibre subtil entre participants à la fois éclectiques et complémentaires.

3 – Choisir un espace convivial

Dans l’absolu, comme un brainstorming est une réunion qui sort des cadres normatifs, il faut que le groupe s’installe ailleurs que dans une salle austère de réunion ou de conférence : en extérieur s’il fait beau, pièce privatisée d’un bar ou d’un restaurant, cafétéria de l’entreprise, etc. Privilégiez un lieu calme, lumineux, décontracté. Toujours afin de casser la hiérarchie, prévoir une table ronde, les mêmes chaises et outils (crayons, feuilles, etc.) pour tout le monde.

4 – Un bon animateur fait la force d’un bon brainstorming

Animer une équipe de collaborateurs divers et variés pour créer des solutions nouvelles n’est pas si évident. Le choix de l’animateur est essentiel. Il doit en même temps pourvoir gérer le groupe et collecter les idées, laisser la créativité s’exprimer et canaliser le processus, etc.

Voici quelques conseils pour que la session se passe dans les meilleures conditions :

– rappeler le sujet à aborder et les règles (pas d’interruptions, ni de critiques, timing, pause, etc.),

– veiller à ce que chacun s’exprime, que la parole ne soit pas captée par un ou deux leaders d’opinion ou supérieurs hiérarchiques, c’est une des tâches les plus délicates de ce type d’animation que certains facilitent en faisant de temps en temps un tour de table,

– ne pas trop intervenir pour ne pas casser la dynamique,

– accueillir toutes les idées : même si c’est le but, le « chef d’équipe » peut trouver une idée moins bonne ou hors sujet, mais c’est peut-être un tremplin pour d’autres réflexions.

– préparer en amont un temps de pause lorsque la dynamique baisse afin de relancer le brainstorming (café, courte balade dehors, etc.).

– choisir des outils indispensables : tableau, paperboard, papier, stylos, etc. Il faut que toutes les idées soient visibles pendant la réunion pour faciliter les dynamiques de pensées transversales.

– Penser le timing en amont pour laisser du temps pour la seconde partie du brainstorming : la phase d’analyse des solutions.

Vous le voyez, animer une telle séance en groupe n’est pas si facile, il faut un certain travail en amont et rester concentré alors que l’équipe, elle, s’éparpille. Il existe quelques techniques pour orienter et stimuler l’équipe : partir d’une image, déplacer le souci dans un autre contexte, enclencher un jeu de rôle, etc.

Créer des solutions

La session de brainstorming est finie, les échanges ont été fructueux et nombreux, des solutions originales ont été évoquées, il est l’heure d’entamer la seconde partie : analyser le tout et en extraire la « substantifique moelle ».

Si ce temps de réflexion débridée s’est bien passé, l’animateur et même le groupe auront déjà une vision plus nette de la ou des solution(s).

La phase de choix de la solution doit à tout prix intégrer l’équipe du brainstorming.

Trier les nouvelles idées ne doit pas se faire sans la participation du groupe. On pourrait imaginer l’animateur collationnant les solutions et les présentant à la direction, c’est une erreur. La meilleure méthode est d’intégrer un moment de jugement des idées en fin de réunion.

Après avoir rappelé les tenants et aboutissants du projet, les objectifs à atteindre, tous les membres reviennent sur toutes les propositions. Contribuant depuis le début à dénicher des solutions originales, ils vont se concentrer sur l’analyse de manière constructive, y compris l’analyse de l’idée la plus farfelue… Et trouver LA solution.

Et après ?

À l’animateur ensuite de réaliser un compte rendu exhaustif, se tourner vers les services internes et/ou la direction pour analyser sa faisabilité, déléguer sa mise en place, etc.

Dans tous les cas, la personne pilotant le brainstorming ne doit jamais oublier deux choses :

– communiquer à l’équipe le travail réalisé sur le projet grâce à leur créativité.

– garder précieusement toutes les idées évoquées durant la session, elles pourront resservir lors de réunions postérieures pour un autre projet ou une autre problématique à résoudre.

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