L’importance de la délégation pour les dirigeants de PME
Gagner en efficacité
Pour un dirigeant de PME, la gestion du temps est cruciale. En déléguant certaines missions, il peut se concentrer sur des missions à haute valeur ajoutée. L’efficacité de l’entreprise s’en trouve renforcée, car chaque salarié peut se spécialiser et contribuer pleinement à l’atteinte des objectifs globaux.
Se concentrer sur le cœur de métier
La délégation aide les dirigeants mais aussi les managers à se focaliser sur le développement stratégique de l’entreprise. Ils peuvent ainsi diriger leurs efforts vers des tâches qui requièrent leur expertise et leur vision, plutôt que de se perdre dans les détails du quotidien.
Motiver les employés
Déléguer n’est pas seulement un moyen de se libérer du temps, c’est aussi un levier de motivation pour les collaborateurs. En leur confiant des responsabilités, on renforce leur sentiment d’appartenance et de confiance. Ils sont incités à s’investir davantage et à développer de nouvelles compétences. La délégation renforce la culture d’entreprise, socle d’un travail commun dans une atmosphère apaisée.
Les étapes-clés pour déléguer efficacement
Savoir quand et pourquoi déléguer est une compétence cruciale pour un dirigeant de PME. Déléguer permet, on l’a souligné, de libérer du temps pour se concentrer sur les aspects stratégiques de l’entreprise, mais aussi d’utiliser pleinement les compétences de chaque membre de l’équipe. Cependant, déléguer au mauvais moment ou pour de mauvaises raisons risque de nuire à la productivité des équipes et générer des tensions.
Les questions à se poser
Pour savoir si la délégation est pertinente dans un contexte particulier, le dirigeant doit se poser plusieurs questions :
- Est-ce une tâche stratégique ou technique ? Si le travail à faire concerne une décision stratégique ou affecte directement la vision à long terme de l’entreprise, il doit rester sous la responsabilité du dirigeant. En revanche, s’il est plus technique ou administratif, il peut être déléguée. Note : vous pouvez vous aider d’un outil déjà évoqué dans nos pages : la matrice d’Eisenhower (voir ici).
- La tâche peut-elle être réalisée par quelqu’un d’autre avec une expertise similaire ou supérieure ? Si la réponse est oui, la délégation devient alors une opportunité d’améliorer la qualité de cette activité et de laisser un expert de l’accomplir avec plus d’efficacité.
Suis-je le seul à pouvoir prendre cette décision ? Si une décision-clé nécessite votre expertise spécifique, vous ne devez pas la déléguer. En revanche, des décisions plus opérationnelles ou liées à l’exécution sont susceptibles d’être confiées à d’autres. - Est-ce une tâche récurrente ou ponctuelle ? Les travaux récurrents et répétitifs sont des candidats idéaux pour la délégation, car ils peuvent être standardisés. Les tâches ponctuelles, plus complexes ou stratégiques, nécessitent souvent une attention directe du dirigeant ou d’un manager qualifié.
Identifier les tâches à déléguer : une première étape cruciale
Déléguer, c’est donc avant tout savoir quelles missions peuvent être confiées à d’autres. En effet, toutes les tâches ne se prêtent pas à la délégation. Identifier les travaux à déléguer est une étape essentielle pour que l’opération soit bénéfique à l’entreprise. Il s’agit de trouver l’équilibre entre ce que le dirigeant doit absolument gérer lui-même et ce qui peut être délégué à des collaborateurs compétents. Souvent, les « patrons » de TPE ou de PME effectuent des travaux comme la comptabilité ou les devis qu’ils pourraient déléguer à un tiers.
Les questions à se poser
Pour mieux identifier les tâches à déléguer, le dirigeant de TPE-PME peut réfléchir aux questions suivantes :
- Cette mission demande-t-elle des compétences que je n’ai pas ? Si elle exige des compétences techniques spécifiques que vous ne maîtrisez pas, il est judicieux de la déléguer à un expert.
- Cette tâche est-elle répétitive ou consomme-t-elle beaucoup de temps ? Les travaux répétitifs qui consomment une grande partie du temps du dirigeant, comme la gestion de la paie ou le suivi administratif, sont idéaux pour la délégation.
- Cette tâche contribue-t-elle directement aux objectifs stratégiques de l’entreprise ? Si la mission est liée à la stratégie ou à la vision globale, elle doit rester entre les mains du dirigeant. Si elle est plus opérationnelle, elle peut être déléguée.
- Quels sont les risques si cette tâche est mal exécutée ? Si une mission comporte un haut niveau de risque en cas d’erreur, il est préférable de la garder sous votre supervision directe. Si les risques sont moindres, elle peut être confiée à un collaborateur.
Choisir le bon profil pour déléguer
Le choix de la personne à qui déléguer une tâche est tout aussi important que la délégation elle-même. Un bon délégataire doit avoir les compétences nécessaires, mais aussi la capacité de gérer la responsabilité. Il est important de ne pas seulement considérer les qualifications techniques, mais aussi les aptitudes et compétences comportementales, telles que la capacité de travailler de manière autonome ou de résoudre les problèmes.
Les questions à se poser
Pour choisir la bonne personne à qui déléguer, voici quelques questions à considérer :
- Cette personne a-t-elle les compétences techniques requises ? Assurez-vous que la personne possède les compétences nécessaires pour accomplir la tâche le plus efficacement possible.
- Cette personne est-elle capable de gérer la pression et la responsabilité ? Déléguer implique de confier des responsabilités. Il est donc crucial que la personne choisie sache travailler sous pression, avec des délais, et qu’elle ait conscience de l’importance de son travail.
- Cette personne est-elle autonome dans son travail ? La délégation ne doit pas entraîner une supervision constante. Il est important de choisir une personne capable de travailler en solo, tout en respectant les consignes.
- Cette mission permettra-t-elle à cette personne de se développer ? Déléguer est aussi une opportunité pour les salariés de l’entreprise de monter en compétences. Si la mission permet à la personne de s’améliorer, c’est une valeur ajoutée pour l’entreprise et pour elle-même.
Fixer des objectifs clairs
Déléguer efficacement ne signifie pas simplement transférer une mission. Pour qu’une délégation soit productive et atteigne les résultats escomptés, il est primordial de fixer des objectifs clairs et précis dès le départ.
Un manque de clarté entraîne des incompréhensions, des retards et, au final, des résultats en deçà des attentes. Lorsque les finalités ne sont pas bien définies, les collaborateurs peuvent être perdus, disperser leurs efforts sur des aspects non-essentiels ou simplement s’orienter dans une mauvaise direction. Ces soucis génèrent frustration, perte de temps et inefficacité, non seulement pour l’employé, mais aussi pour l’entreprise.
Une délégation « brouillonne », où les attentes ne sont pas explicites, risque de créer des allers-retours incessants entre le manager et le collaborateur. Ce phénomène nuit non seulement à la productivité, mais aussi à la confiance et à l’autonomie des salariés. Il est dès lors crucial de poser un cadre précis, où les objectifs sont définis, compréhensibles et mesurables. Voici trois éléments-clés pour fixer des buts qui guideront efficacement la délégation :
Définir des objectifs clairs et mesurables
C’est la première étape pour réussir une délégation. Chaque tâche déléguée doit avoir un résultat attendu bien identifié. Les buts à atteindre doivent être spécifiques, c’est-à-dire détaillés de manière à ce que votre collaborateur sache exactement ce que l’on attend de lui. Cela signifie indiquer non seulement ce qui doit être fait, mais aussi comment mesurer le succès du projet.
- Exemple : si vous déléguez la gestion d’un projet, il ne suffit pas de dire « je veux que ce programme soit terminé à temps ». Il faut préciser ce que signifie « terminé » (livraison d’un produit, suivi d’une procédure, respect de certaines normes), et comment évaluer le succès (qualité du produit final, respect du budget, satisfaction des clients).
Des objectifs clairs permettent aux collaborateurs de savoir où concentrer leurs efforts, ce qui réduit le risque de se disperser et optimise leur efficacité.
Établir des étapes de suivi bien définies
Un autre aspect crucial de la délégation réussie est la création d’étapes intermédiaires pour suivre la progression. Ces étapes permettent de vérifier régulièrement que le collaborateur avance dans la bonne direction, sans toutefois exercer un contrôle excessif. Le processus encourage l’autonomie tout en assurant que les écarts sont corrigés à temps.
- Exemple : si vous déléguez la création d’un rapport de performance trimestriel, vous pouvez établir des points de contrôle hebdomadaires avec le collaborateur en charge, pour vous garantir que les données sont collectées correctement, que l’analyse est en cours, et que le rapport prend forme selon le planning convenu.
En procédant ainsi, vous minimisez les risques de mauvaises surprises et vous pouvez intervenir de manière préventive si des ajustements sont nécessaires.
Installer un calendrier précis
Enfin, pour que la délégation soit réussie, il est indispensable de fixer un calendrier précis avec des dates butoirs. Un calendrier bien structuré aide la personne en charge de la mission à planifier son travail de manière optimale, à éviter les retards, et à s’organiser en fonction des priorités. Il permet également de clarifier l’urgence ou l’importance des tâches à accomplir, afin que les collaborateurs ne s’égarent pas dans des missions ou travaux secondaires.
- Exemple : Si vous déléguez l’organisation d’un événement, il est essentiel de définir des dates pour chaque phase : réunion initiale, sélection des prestataires, validation du programme, etc. Ainsi, toutes les étapes sont bien cadrées dans le temps, et vous pouvez vous assurer que tout avance de manière fluide.
Un calendrier précis permet non seulement de maintenir une bonne dynamique de travail, mais aussi de responsabiliser l’employé, qui devient acteur de la gestion de son propre temps et de la réalisation de ses objectifs.
Là aussi, pour vous aider, vous pouvez utiliser un outil de gestion de projet évoqué dans nos pages : le diagramme de Gant.
