COMMENT CALCULER UN POINT MORT ?

Donner des moyens humains, financiers et techniques

Pour que la délégation soit efficace, il est bien sûr essentiel de fournir les ressources nécessaires. Une tâche ne peut être menée à bien sans les moyens adéquats, qu’il s’agisse de ressources humaines, financières ou techniques. Les dirigeants doivent donc veiller à ce que la personne à qui ils délèguent dispose des outils et des équipes appropriés aux besoins des objectifs, ainsi que d’un budget suffisant pour accomplir l’ensemble des opérations. Et ne pas hésiter à demander au collaborateur désigné de quoi il a besoin, y compris tout au long de l’opération déléguée.

Les ressources humaines

La personne déléguée doit avoir accès, selon les besoins, ponctuellement ou sur l’ensemble du projet, à des collaborateurs ou à des équipes capables de l’aider dans sa mission. Si la tâche requiert des compétences spécifiques, le dirigeant doit s’assurer qu’elles sont présentes au sein de l’équipe ou envisager des formations pour les développer.

Les ressources financières

Déléguer une mission sans accorder de budget conséquent et précis est synonyme d’échec. La personne à qui est confiée la mission doit savoir précisément quelles sont les ressources financières à sa disposition pour éviter tout blocage et pouvoir avancer sans entraves.

Les ressources techniques

Les outils et technologies nécessaires à l’accomplissement de la tâche doivent être disponibles et fonctionnels. Cela inclut les logiciels, l’accès aux données, les infrastructures, etc. Il est aussi parfois nécessaire là aussi de prévoir des formations techniques pour permettre à l’employé de tirer le meilleur parti de ces outils selon ses besoins.

La possibilité de formation

En effet, les formations sont souvent indispensables : la personne à qui on confie la délégation a été choisie pour ses compétences mais elle peut avoir un manque dans un certain domaine.  Offrir des formations, qu’elles soient internes ou externes, non seulement garantit la réussite de la délégation, mais aussi développe les compétences du collaborateur. Un bénéfique certain pour l’entreprise sur le long terme, qui enrichit les capacités globales de l’équipe.

Donner de l’autonomie tout en assurant un suivi

Déléguer avec succès implique de donner une certaine liberté d’action, ce qui peut parfois être difficile pour les dirigeants de PME. Beaucoup de chefs d’entreprise éprouvent des réticences à l’idée de « lâcher » le contrôle total sur certains domaines. Cependant, cette autonomie est vitale pour que l’employé se sente responsabilisé et prenne pleinement en charge la mission. En accordant sa confiance, le dirigeant permet à l’employé de s’investir davantage et de prendre des initiatives.

Pourquoi la confiance est-elle cruciale ?

Faire confiance à son équipe est fondamental pour une délégation réussie. Un manque de confiance risque d’entraîner un travail moins efficace, ce qui démotive les salariés et limite leur capacité à prendre des décisions. Pour établir cette confiance, le dirigeant doit être clair sur les attentes, mais aussi être prêt à accepter que des erreurs puissent survenir. C’est en apprenant de leurs erreurs que les collaborateurs grandissent et que le manager lui aussi apprend à déléguer.

Comment installer la confiance ?

1. Commencer petit : pour instaurer la confiance progressivement, commencez par déléguer des tâches de moindre importance. Au fur et à mesure que le collaborateur gagne en compétences et en indépendance, vous pourrez lui confier des responsabilités plus grandes.
2. Créer un cadre clair : donnez des directives claires, mais laissez de la place à l’initiative. En fixant des objectifs précis tout en laissant une marge de manœuvre sur la manière d’y parvenir, vous montrez à votre collaborateur que vous lui faites confiance.
3. Installer un suivi régulier : le suivi ne signifie pas micro-gérer. Fixer des points de contrôle à intervalles réguliers aide à s’assurer que la tâche avance sans pour autant brider l’autonomie de la personne en mission. Ces rendez-vous donnent la possibilité de discuter des avancées et d’ajuster si nécessaire.
4. Être ouvert à la discussion : laissez les salariés exprimer leurs doutes ou leurs besoins. La délégation pourra ainsi être ajustée en fonction de la réalité du terrain, ce qui renforce la relation de confiance en reconnaissant leur expertise.

Comment la technologie aide à mieux déléguer

De nos jours, la majorité des PME a compris les enjeux de la transformation digitale (voir notre page sur cette révolution au sein des entreprises). Et beaucoup de logiciels et d’applications facilitent la délégation. 

Les outils numériques collaboratifs

Les outils numériques collaboratifs jouent aujourd’hui un rôle central dans la gestion des tâches déléguées, particulièrement dans les PME. Grâce à ces technologies, il est possible de faciliter la communication, la coordination et le suivi des projets en cours, tout en optimisant la productivité. Ces solutions facilitent le travail collaboratif des équipes, même à distance, en temps réel et de manière fluide.

Voici quelques exemples de types d’outils collaboratifs qui soutiennent la délégation efficace au sein des PME :

• Outils de gestion de projet : ces plateformes aident à la visualisation de l’ensemble des projets de l’entreprise, à la répartition des missions entre les membres de l’équipe et au suivi de l’avancement des missions. Elles offrent souvent des fonctionnalités telles que la création de tâches, l’attribution des responsabilités, le suivi des délais, et la mise à jour en temps réel du statut de chaque mission. Une aide précieuse pour les dirigeants pour conserver une vue d’ensemble tout en offrant l’autonomie nécessaire aux salariés en charge de la mission.
• Outils de messagerie instantanée et de communication : la communication est essentielle dans la délégation. Les outils de messagerie instantanée fluidifient des échanges rapides entre les managers et les équipes, sans les formalités des emails. Ils facilitent la prise de décision rapide, la clarification des consignes, et assurent une collaboration plus dynamique. Ces outils sont souvent enrichis de fonctionnalités comme la création de canaux ou groupes dédiés à des missions spécifiques.
• Plateformes de gestion de documents : les outils de stockage et de gestion de documents en ligne donnent la possibilité à l’ensemble des collaborateurs d’accéder aux fichiers, aux ressources et aux informations nécessaires pour accomplir leur tâche, peu importe leur localisation. Ces plateformes garantissent que tous les collaborateurs travaillent sur les dernières versions des documents, ainsi les erreurs liées aux doublons ou aux versions obsolètes disparaissent. Elles favorisent aussi la collaboration sur les documents en temps réel, en permettant à plusieurs personnes d’éditer et commenter simultanément.
• Outils d’organisation des tâches : ces outils sont conçus pour aider les salariés à organiser et à prioriser leurs tâches. Ils rendent possibles facilement la création des listes de tâches, leur attribution à des collaborateurs spécifiques, et la définition des dates d’échéance. Certains offrent également des rappels automatiques et des fonctionnalités de suivi de progression, pour s’assurer que tout le monde respecte les délais convenus.
• Outils de visioconférence : la délégation, surtout dans les PME où le travail à distance devient de plus en plus courant, s’appuie beaucoup sur les outils de visioconférence. Ces plateformes rendent fluides des réunions à distance, des points d’avancement réguliers et des échanges directs, essentiels pour suivre l’évolution des projets délégués et maintenir une communication optimale entre les équipes.
• Outils de suivi du temps : pour certaines tâches déléguées, notamment celles qui concernent la gestion de projets ou le service client, les outils de suivi du temps permettent de surveiller la durée passée sur chaque mission. Ils aident non seulement à mieux comprendre l’efficacité du travail, mais aussi à ajuster les ressources en conséquence.

Ces outils numériques, lorsqu’ils sont bien utilisés, offrent un cadre structuré pour déléguer plus efficacement. Ils optimisent la centralisation des informations, le suivi en temps réel des évolutions et une coordination optimale entre les équipes, réduisant ainsi les risques d’erreurs ou de retards.

FAQ sur la délégation dans les PME

1. Quelles sont les erreurs courantes à éviter lors de la délégation en entreprise ?

Les erreurs fréquentes incluent un manque de clarté dans les instructions, une absence de suivi régulier, ou encore déléguer à un collaborateur non-qualifié pour la tâche.

2. Comment savoir si je délègue trop ou pas assez ?

Il est important de trouver un équilibre. Si vous vous sentez constamment surchargé et que certaines tâches pourraient être effectuées par d’autres, c’est un signe que vous ne déléguez pas assez. Inversement, si vos salariés sont dépassés, il peut être nécessaire de revoir la répartition des responsabilités ou l’organisation des secteurs d’activités.

3. Peut-on déléguer à tous les niveaux d’une PME ?

Oui, la délégation peut être pratiquée à tous les niveaux, à condition de confier les tâches à des personnes compétentes et d’instaurer un suivi adapté.

Comment OSEYS aide les chefs d’entreprise à optimiser la délégation 

Déléguer au sein d’une TPE-PME est indispensable pour le bien de l’entreprise et le confort de travail du patron, des managers et de ses collaborateurs. Encore faut-il avoir une idée correcte de ce qu’il faut faire, des moyens à instaurer, des équipes et des besoins pour une délégation réussie. Notre entreprise épaule les dirigeants depuis des décennies, et ce dans tous les secteurs d’activités. Avoir une analyse précise, impartiale de l’ensemble des process de l’entreprise permet de mettre en exergue les possibilités de délégation, de comprendre les atouts, de distribuer certaines tâches et d’agir en conséquences. OSEYS propose donc trois types de services pour les chefs d’entreprise désireux d’être aidés dans leur délégation : 

• un diagnostic opérationnel de rentabilité : il aide à comprendre les déséquilibres structurels et faire le point, entre autres, sur les actions concrètes à mener notamment au sujet de l’organisation de l’entreprise et donc des possibilités de déléguer certaines opérations.
• des outils de pilotage sur mesure : nous développons des outils de travail spécifiques aux besoins des PME et notamment des solutions pour le suivi des performances, les analyses des besoins, l’aide à la décision, le management d’équipe, etc. 
• des formations personnalisées : pour aider les managers à mieux déléguer ou accroître les compétences de vos collaborateurs, nous pouvons créer des formations personnalisées grâce à notre collaboration avec des entreprises spécialisées. 

N’hésitez pas à contacter un de nos consultants à l’aide de notre page CONTACT, en nous précisant les besoins de votre entreprise (PME ,TPE ou autres) en termes de délégation ; vous aurez une réponse sous 24 heures.