Bien établir un plan d’action en tant que chef d’entreprise

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Publié le 14 février 2023

Que vous soyez manager ou dirigeant d’une société, l’anticipation est au cœur de votre métier. Le plan d’action ne doit donc plus avoir de secrets pour vous. Voyons précisément les tenants et aboutissants de cette méthode de pilotage à installer en début d’année pour gérer le quotidien ou lors d’actions et de projets stratégiques.

Avoir un plan d’action clair, avec un objectif bien défini, des étapes identifiées et des ressources clairement spécifiées est évidemment une aide précieuse pour mener à bien tout projet quel que soit votre business.

Un plan d’action peut bien sûr s’adapter à différents objectifs et domaines d’intervention (projet stratégique, développement marketing, mise sur le marché d’un nouveau produit, gestion des ressources humaines, etc). Et ceux-ci vont impacter sa conception et sa réalisation.

En fait, un plan d’action est utilisable pour l’ensemble des activités d’une entreprise, à condition qu’il soit bien conçu en amont.

Il permet de suivre l’avancement du projet, de bien maîtriser les actions et tâches à effectuer, d’évaluer au jour le jour l’adéquation entre les ressources mobilisées et la réalité de son déploiement, d’améliorer la coordination des services, etc. Et d’anticiper les soucis ou obstacles.

Une fois le plan terminé, il permet une analyse a posteriori pour un futur projet et souligne les réussites, les échecs, les problématiques, etc.

Enfin, un plan d’action bien détaillé doit motiver votre équipe non seulement en l’impliquant encore plus dans la réussite de votre entreprise, mais aussi en évitant les pertes de temps et erreurs problématiques.

Des réflexions en amont, avec l’incontournable définition de l’objectif final jusqu’à l’analyse de sa mise en œuvre et des réelles retombées, voyons les différentes étapes de la conception d’un plan d’action.

Étape 1 : bien cerner le ou les objectifs

Ce chapitre n’a pas vocation à enfoncer des portes ouvertes mais bien à préciser une étape stratégique incontournable.

Si l’objectif final n’est ni en adéquation avec les ressources ou possibilités présentes, ni en relation avec la réalité de la stratégie de l’entreprise, la perte de temps, d’énergie, de moyens et donc d’argent aura des impacts plus que néfastes.

Le maître mot est donc : an-ti-ci-pa-tion.

Pour vous aider dans l’élaboration de votre plan d’action, il existe bon nombre d’outils ou de méthodes. On choisira par exemple la méthode SMART (pour : Spécifique / Mesurable / Atteignable / Réaliste / Temporalité), un modèle de mise en place efficace qui permet de définir précisément les objectifs et indicateurs spécifiques.

Comme dans tout projet stratégique, il faut bien sûr impliquer en amont les équipes et collaborateurs qui vont y participer ou les services impactés.

En plus de les motiver sur sa future mise en œuvre, leur vision vous permettra d’affiner non seulement l’objectif final mais aussi et déjà de préciser :

– l’analyse de la situation actuelle pour mieux définir celle à laquelle vous voulez arriver,

– les ressources présentes et éventuellement celles qui manquent, au niveau financier, matériel, humain, etc.

– les étapes du plan et les objectifs intermédiaires,

– les dates des différentes étapes à réaliser,

– les cibles visées par une campagne de marketing par exemple,

– la stratégie globale à mettre en place, etc.

Un brainstorming (voir notre article dédié) est par exemple une méthode reconnue pour dégager des idées innovantes et efficaces.

De même, n’hésitez pas à faire intervenir des personnes extérieures à l’entreprise : clients, fournisseurs, consultants, commerciaux extérieurs, etc.

Il faut que vous ayez une vision précise et en même temps globale de la situation pour définir de manière hyper détaillée l’objectif final.

Étape 2 : préciser les différentes actions et leur hiérarchie

Vous voilà maintenant en possession d’un objectif, des moyens et ressources d’actions nécessaires et déjà d’une vue globale de l’articulation du plan d’action.

À vous maintenant de définir précisément les actions à mener et les objectifs intermédiaires à atteindre.

Cette tâche est primordiale et doit être soigneusement réfléchie en amont.

Elle évitera les pertes de temps et permettra de donner une visibilité précise à votre équipe.

Le développement gagnant de votre plan en dépend : si une action est oubliée ou négligée, l’impact sur toute votre stratégie sera exorbitant. Non seulement sur la mauvaise mobilisation des ressources mais aussi sur le moral de vos collaborateurs devant faire face à des obstacles imprévus.
Votre statut de manager ou de chef d’entreprise risque d’être sévèrement remis en cause par votre équipe.

Vous mettrez ensuite en place la distribution des tâches et des actions à entreprendre, toujours en précisant les moyens à mobiliser.

Vous pouvez vous aider d’un tableau recensant les différentes actions, les moyens, les personnes ou services concernés, les résultats attendus, les indicateurs de suivis, etc.
Mais aussi d’ores et déjà le temps que prendra chaque action. Ce qui nous amène au prochain chapitre.

Étape 3 : définir la planification du plan d’action

Encore une partie délicate de l’installation des plans d’action : l’insérer dans un calendrier réaliste.

La création d’un agenda doit avant tout être pragmatique. Et reposer sur deux règles :

– laisser un vrai temps de travail à vos collaborateurs. On le sait maintenant, travailler sous une pression constante est souvent peu efficace. Vous devez dès lors, en amont, définir pour chaque étape des objectifs de mise en œuvre et de rendu réalistes.

– intégrer une souplesse dans l’agenda pour pouvoir faire face aux imprévus. Vous le savez, la vie d’une entreprise est loin d’être un fleuve tranquille. Anticiper l’absence d’un commercial, une défection au sein de l’équipe, un problème extérieur, etc. semble impossible. Vous trouverez peut-être une aide en lisant notre article sur le rétroplanning : une façon efficace de penser autrement la réalisation de l’agenda d’un projet.

Il est aussi important d’intégrer dans l’agenda du plan d’action des étapes concrétisées par des réunions d’équipes. En plus de vous donner une vision de l’avancée du projet et des tâches, ces réunions permettent de remotiver l’équipe, d’anticiper un éventuel problème, d’analyser la pertinence des choix stratégiques et les résultats en cours, de préciser la stratégie, etc.

Étape 4 : concrétiser le plan d’action

Maintenant, vous avez :

– un objectif final précis,

– une liste des collaborateurs et services impliqués,

– une liste des tâches et objectifs à réaliser avec les ressources disponibles,

– des outils et indicateurs de suivi,

– un calendrier détaillé.

Avant de vous lancer, il faut que vous synthétisiez le tout dans un outil facilement consultable.

Le plus simple est bien sûr un tableau récapitulatif consultable sur le réseau de l’entreprise, par exemple.  Il est important que l’ensemble des personnes de l’entreprise impliquées dans le plan d’action puisse se faire une idée de son avancée.

De votre côté, vous pouvez avoir un outil de gestion plus précis et détaillé : noms et coordonnées du ou des chefs de projet, conditions détaillées de la réalisation des étapes du plan d’action, suivi financier, lois et normes à suivre, etc. 
Vous trouverez quelques modèles de plan d’actions sur internet ou des logiciels spécialisés dans le pilotage de l’entreprise qui vous faciliteront la tâche. OSEYS propose des logiciels sur-mesure pour simplifier les prises de décision, les réflexions et créations de stratégies et d’objectifs, etc. Prenez contact avec nos services pour plus de renseignements.

Étape 5 : mise en œuvre et suivi du plan d’action

Il ne vous reste plus qu’à lancer l’opération stratégique et la suivre au jour le jour. Si « anticiper » est une des qualités primordiales pour un chef d’entreprise, l’adaptation est aussi indispensable. Plus le suivi sera constant et méticuleux, plus vous ou vos collègues pourront anticiper les éventuels problèmes, erreurs, manques, etc. Le suivi est aussi l’occasion de féliciter les personnes ayant mené à bien leur partie ou atteint les objectifs intermédiaires.

Étape 6 : analyser a posteriori le plan d’action

Tout ce qui se passe dans votre entreprise est une vraie richesse, y compris les erreurs, les échecs, etc.

Un plan d’action gagnant ou non doit absolument finir sur une réunion d’analyse.
Vous devez bien évidemment prévoir un meeting à la fin du projet pour féliciter tout le monde ; cela peut se concrétiser par un repas, une incentive, etc.

Cependant, il faut absolument, quelque temps après, revenir sur l’ensemble du projet lors d’une vraie réunion de travail.

Une note de synthèse finale reprendra les stratégies gagnantes et les éventuels problèmes ou écueils.

Cette analyse a posteriori vous sera d’une grande utilité pour tous les projets futurs.

En résumé, le plan d’action est donc un outil indispensable au chef d’entreprise et à tout porteur de projet. Clair, précis, intégrant moyens et idées nouvelles, analysant risques et soucis à éviter, etc., ce plan d’action doit en même temps asseoir votre réussite et souder votre équipe.

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